Checkliste für Lastschrifteinzug mit Immoware24

Sie können Mieten oder Hausgelder aus Immoware24 per Lastschrift einziehen. Voraussetzung ist ein entsprechend angelegter Vertrag im Objekt und die nachfolgend genannten Einstellungen.

Dies führt dazu, dass die eingegangenen Zahlungen automatisch und auch objektübergreifend verbucht und damit die offenen Posten der Sollstellungen ausgeglichen werden können.

Hierfür sind einige vorherige Einstellungen notwendig:

Einstellungen

• Das Objektbankkonto als Empfängerkonto ist anzulegen und mit dem Objekt zu verknüpfen: Objektbankkonto hinzufügen
• Für Mieter oder Eigentümer ist deren Bankkonto im Adressbuchkontakt zu hinterlegen: Bankkonto im Adressbuch hinterlegen
• Bei Verwendung des Banking Client für den Datenaustausch mit der Bank ist der entsprechende Bankzugang einzurichten und bankseitig ist die Erteilung der Berechtigung für den Lastschrifteinzug für das jeweilige Objektbankkonto erforderlich: Immoware24 Banking Client einrichten      

• Die SEPA-Mandate sind anzulegen: Lastschrift Mandate erzeugen - wichtig hierbei ist die Übereinstimmung des SEPA-Gläubigers mit dem Kontoinhaber des Empfängerkontos der Zahlung (Mietkonto oder WEG-Konto), d.h. gleicher Adressbuchkontakt in Immoware24. 

   

Sind diese Einstellungen erfüllt, kann der regelmäßige Einzug durchgeführt werden:

Ausführung

• automatische Sollstellung buchen für Mieter oder Eigentümer (für Mieten und Hausgelder) oder erstellen Sie für Einzelfälle eine manuelle Sollstellung: Buchen von manuellen Sollstellungen
• Erstellen Sie im Objekt oder objektübergreifend unter "Banktransaktionen/Transaktionen vorbereiten" den Zahlungsauftrag, übernehmen diesen mit dem Banking Client "Immoware24/neue Zahlungsaufträge abholen" und senden Sie den Auftrag von dort aus zur Bank: Anleitung zur Einrichtung des Banking-Client

Da es sich beim Lastschrifteinzug um eine Schnittstelle zwischen Immoware24, dem Banking Client und Ihrer Bank handelt, kann eine ordnungsgemäße Ausführung nur gewährleistet werden, wenn alle notwendigen Einstellungen und Eingaben korrekt hinterlegt wurden. Hier ein paar Beispiele für 

Fehlerquellen

• Adressbuchkontakt des SEPA-Gläubigers für das Lastschriftmandat weicht ab vom Adressbuchkontakt des Kontoinhabers vom Miet- oder WEG-Konto.
• Das Gültigkeits- bzw. Unterschriftsdatum des Lastschriftmandates liegt nach Fälligkeit der einzuziehenden Forderung, damit ist das Mandat für diese Forderung nicht gültig. Gegebenenfalls sind bei einem gewünschten rückwirkenden EInzug die Datumseinstellungen des Lastschriftmandates zurückzudatieren.
• Durch die Bank wurde für das verwendete Empfängerkonto keine Lastschriftberechtigung erteilt. Dies kann in Immoware24 unter "Einstellungen/Integrationsprofile/Onlinebanking" am entsprechenden Bankzugang bzw. Konto geprüft werden:

Ist hier kein "ja" hinterlegt, kann dies nur durch die Bank in deren Einstellungen für das entsprechende Konto angepasst werden. Danach ist im Banking Client der entsprechende Bankzugang zu synchronisieren, damit die geänderten Berechtigungen auch zu Immoware24 übernommen werden.

• Am Vertrag des Mieters oder Eigentümers ist die Kennzeichnung Lastschrift "ja" nicht hinterlegt. Dann kann für diesen Vertrag kein Zahlungsauftrag erstellt werden.
• Am Vertrag des Mieters oder Eigentümers ist das Lastschriftmandat verknüpft, jedoch sind in der rechts daneben sichtbaren Auswahlbox nicht die Zahlungsarten ausgewählt, welche sollgestellt und damit eingezogen werden sollen. Meist ist hier die Einstellung "alle Ertragsarten" sinnvoll:

• Am Vertrag des Mieters oder Eigentümers ist die Lastschriftkennzeichnung "ja" hinterlegt, jedoch ohne verknüpftes Lastschriftmandat. Somit wird der offene Posten in den Banktransaktionen zur Vorbereitung eines Zahlungsauftrages angeboten. Dieser kann jedoch nicht zum Banking exportiert werden, da kein Lastschriftmandat verknüpft wurde.
• Die Fälligkeit der Forderungen für Mieten und Hausgelder ist bereits überschritten - da die Bank keine Zahlungen rückwirkend ausführen kann, ist hier bei der Erstellung der Zahlungsaufträge unter "Rechnungwesen/Banktransaktionen" das Ausführungsdatum so in die Zukunft anzupassen, dass die für die Bank notwendige Vorlaufzeit (meist 2 Bankarbeitstage) erfüllt ist.

Für einen erfolgreichen Lastschrifteinzug ist eine korrekte Einstellung unbedingt erforderlich.