Kontoauszug buchen

Beim Import von Kontoauszügen analysiert Immoware24 jeden Bankumsatz und prüft, wie sicher eine automatische Zuordnung möglich ist. Die Bewertung erfolgt entweder über einen aus Immoware24 erzeugten Zahlungsauftrag (End-to-End-Referenz) oder über eine oder mehrere Bankregeln. Die farbliche Kennzeichnung zeigt die Qualität der Zuordnung; die Quelle der Zuordnung wird zusätzlich mit einem Symbol (Icon) dargestellt.

💡 Gut zu wissen
Die Farbe beantwortet die Frage: „Wie sicher ist die Zuordnung?“
Das Icon beantwortet die Frage: „Woher stammt die Zuordnung?“

1. Wie ein Bankumsatz bewertet wird

Ein Bankumsatz wird zunächst danach unterschieden, ob diesem ein Zahlungsauftrag oder eine Bankregel zugrunde liegt:

• Bei einem aus Immoware24 erzeugten Zahlungsauftrag erfolgt die eindeutige Zuordnung über die End-to-End-Referenz und führt in der Regel zu einer hohen Übereinstimmung.
• Bei einer Zuordnung über eine Bankregel wird unterschieden, ob ein Personenkonto (Debitor/Kreditor) oder ein direkter Buchungsfall betroffen ist.

ℹ️ Hinweis 
Warum diese Unterscheidung wichtig ist:
Bei Personenkonten kommt zusätzlich die Dimension der offenen Posten ins Spiel. Bei direkten Buchungsfällen ist eine Verrechnung des offenen Posten nicht notwendig.

Direkte Buchungsfälle

Direkte Buchungsfälle wie benutzerdefinierte Buchungen, Bankumbuchungen oder Rechnung mit Zahlung benötigen keine Offene-Posten-Verrechnung. Wird hier eine eindeutige Bankregel gefunden, wird der Umsatz mit hoher Übereinstimmung bewertet und damit grün dargestellt.

Personenkonten (Debitor/Kreditor)

Bei Debitoren- und Kreditorenzahlungen hängt die Bewertung davon ab, wie gut die Zahlung zu den offenen Posten passt. Daraus ergibt sich, ob eine hohe oder nur eine teilweise Übereinstimmung vorliegt.

2. Hohe und teilweise Übereinstimmung bei Personenkonten

🟢 Hohe Übereinstimmung (Grün)
Ein Umsatz wird grün eingestuft, wenn:

• der Zahlungsbetrag alle offenen Posten des Personenkontos vollständig ausgleicht, oder
• ein offener Posten in gleicher Höhe vorliegt und seine Fälligkeit/Wertstellung in einem Zeitfenster von -15 bis +5 Banktagen zum Umsatz liegt.

🟡 Teilweise Übereinstimmung (Gelb)
Liegt keine dieser Bedingungen vor, wird der Umsatz gelb markiert. Gelb bedeutet:
„Eine Zuordnung ist grundsätzlich möglich, eine bewusste Entscheidung über die weitere Verarbeitung ist sinnvoll.“

3. Welche Aktionen stehen zur Verfügung?

Im Fußbereich der Kontoauszugsbuchung stehen drei Massenaktionen zur Verfügung. Sie unterscheiden sich darin, wie streng oder weit verrechnet wird.

automatisch buchen

Ziel: möglichst vollständige Verbuchung der ausgewählten Umsätze.

• Direkte Buchungsfälle werden verbucht.
• Bei Personenkonten mit hoher Übereinstimmung erfolgt die übliche Verrechnung.
• Bei Personenkonten mit teilweiser Übereinstimmung werden zuerst passende offene Posten verrechnet, anschließend wird nach Zahlungsprioritäten verrechnet. Verbleibende Restbeträge werden als Überzahlung gebucht.

📌 Wann sinnvoll?
Wenn Sie konsequent eine schnelle Massenverarbeitung wünschen und automatisierte Zahlungsprioritäten in der Regel das fachlich gewollte Ergebnis liefern.

verrechnen & Rest prüfen

Ziel: verfügbare offene Posten (OP) verrechnen und Überzahlungen stehen lassen.

• Direkte Buchungsfälle werden verbucht.
• Umsätze mit hoher Übereinstimmung werden verbucht.
• Bei teilweiser Übereinstimmung werden nur verfügbare OPs verrechnet.
• Überzahlungen/Restbeträge bleiben stehen und können später weiterbearbeitet werden.

📌 Wann sinnvoll?
Beispiel: Ein Mieter/Eigentümer zahlt regelmäßig vorfristig, die Sollstellung folgt erst kurz danach. Mit dieser Aktion bleibt der Umsatz weiterhin im Kontoauszug verfügbar und muss nicht über eine manuelle OP-Verrechnung in der Objektbuchhaltung korrigiert werden.

unverrechnet buchen

Ziel: Zahlung eindeutig dem Personenkonto zuweisen, ohne sie direkt mit offenen Posten zu verrechnen.

• Direkte Buchungsfälle werden verbucht.
• Bei Personenkonten wird die Zahlung als Zahlung Debitor bzw. Zahlung Kreditor unverrechnet gebucht – sowohl bei hoher als auch bei teilweiser Übereinstimmung.
• Die Verrechnung erfolgt später bewusst im Konto.

📌 Wann sinnvoll?
Wenn die Zahlung eindeutig zum Debitor/Kreditor gehört, die Verrechnung aber bewusst nicht automatisch erfolgen soll. Das ist beispielsweise der Fall, weil mehrere offene Posten vorliegen oder eine Tilgung bewusst im Rahmen der manuellen OP-Verrechnung in der Objektbuchhaltung erfolgen soll.

4. Empfohlene Arbeitssystematik

Bei größeren Mengen an Kontoumsätzen ist eine Filterung über die Auswahlbox "Status" hilfreich:

hohe Übereinstimmung = grüne Umsätze

teilweise Übereinstimmung = gelbe Umsätze

keine Übereinstimmung = rote Umsätze

Eine bewährte Vorgehensweise besteht aus zwei Schritten:

✅ Schritt 1: Grüne Umsätze zuerst
Diese Umsätze sind die sichere Automatikmenge.
Verarbeiten Sie diese mit den Funktionen automatisch buchen oder verrechnen & Rest prüfen. 
In den grünen Fällen führt beides zum gleichen Ergebnis.

🔍 Schritt 2: Gelbe Umsätze prüfen
Sichten Sie die gelben Umsätze. Entscheiden Sie dann bewusst zwischen:

• manuell buchen (bei unklaren Sachverhalten)
• unverrechnet buchen (wenn die Verrechnung später im Konto erfolgen soll)
• verrechnen & Rest prüfen (für fachlich klare Verrechnung anhand von Zahlungsprioritäten ohne unerwünschte Restverrechnung)
• automatisch buchen (wenn die Zahlungsprioritäten das gewünschte Ergebnis liefern)

⚠️ Wichtiger Hinweis: Nach jeder Aktion erfolgt eine erneute Bewertung
Wird durch eine Buchung die Lage anderer Umsätze verändert (z. B. wenn offene Posten zwischenzeitlich ausgeglichen wurden), werden die betroffenen Bankumsätze über die Bankregeln neu bewertet.
Ein zuvor grün markierter Umsatz, kann dadurch gelb werden – und umgekehrt. So wird vermieden, dass auf Grundlage veralteter Zuordnungen weitergebucht wird.

5. Beispiele aus der Praxis

Beispiel 1: Mieter/Eigentümer zahlt vollständig
Eine Zahlung deckt die Sollstellung exakt ab.
➜ Grün, klassische Anwendung von "automatisch buchen".

Beispiel 2: Mieter/Eigentümer zahlt vorfristig
Der Debitor überweist die Miete oder Hausgeld für den Folgemonat, die Sollstellung wurde noch nicht erzeugt.
➜ Gelb, sinnvoll ist hier "verrechnen & Rest prüfen". Der Umsatz bleibt verfügbar, sobald die Sollstellung gebucht ist.

Beispiel 3: Mieter/Eigentümer zahlt mit Tilgungsbestimmung
Der Debitor überweist mit Weisung im Verwendungszweck z.B. „...laufender Monat“, hat aber zusätzlich Altforderungen.
➜ Gelb, sinnvoll ist die Option "unverrechnet buchen". Die Verrechnung erfolgt anschließend manuell im Debitorenkonto.

Beispiel 4: Mieter/Eigentümer oder Dienstleister mit mehreren offenen Posten und Zahlungen nachbuchen
Die Verwaltung bucht nach und es liegen mehrere offene Posten und ggf. auch mehrere Zahlungen pro Debitor/Kreditor vor.
➜ Grün, sofern ein offener Posten in gleicher Höhe der jeweiligen Zahlung vorliegt und seine Fälligkeit in einem Zeitfenster von -15 bis +5 Banktagen zum Bankumsatz liegt.
➜ Gelb, sofern die Zahlungen im Betrag abweichend zu den offenen Posten sind und/oder die Wertstellung außerhalb des Zeitfensters von -15 bis +5 Banktagen zur Fälligkeit der Sollstellung/Rechnung liegt.

Beispiel 4: Dienstleister mit mehreren Rechnungen
Eine Rechnung soll wegen Schlechterfüllung nicht ausgeglichen werden, eine andere schon.
➜ Sinnvoll ist die Option "unverrechnet buchen". Die Zuordnung zum Kreditor bleibt klar, die Verrechnung erfolgt gezielt im Konto.

Beispiel 5: Energieversorger mit mehreren Vertragskonten
Mehrere Zähler/Vertragskonten beim selben Kreditor.
➜ Gelb, prüfen, dann je nach Fall "unverrechnet buchen" oder "verrechnen & Rest prüfen".

6. FAQ

Was bedeutet "Grün" genau?

Grün steht für eine hohe Übereinstimmung. Diese Fälle können sicher automatisch verarbeitet werden.

Das ist zum Beispiel der Fall bei:

• einer eindeutigen End-to-End-Zuordnung,
• einer eindeutigen Bankregel bei direkten Buchungen oder
• einer klaren Übereinstimmung mit offenen Posten.

Was bedeutet "Gelb"?

Gelb steht für eine teilweise Übereinstimmung. Eine Zuordnung ist möglich, aber nicht eindeutig. Diese Umsätze sind die Prüfmenge.

Heißt "Gelb", dass ich immer manuell buchen muss?

Nein. Gelb bedeutet, dass eine Entscheidung zur Verarbeitung erforderlich ist.

Nach einer Prüfung können gelbe Umsätze auch gesammelt weiterverarbeitet werden, zum Beispiel:

• mit verrechnen & Rest prüfen oder
• ohne Verrechnung (unverrechnet) buchen.

Wann nutze ich „automatisch buchen“, wann „verrechnen & Rest prüfen“?

• autom. buchen ist die weiteste Variante: alles wird möglichst vollständig verbucht, Restbeträge als Überzahlung. 
• verrechnen & Rest prüfen ist die "strengere" Variante: nur verfügbare OPs werden verrechnet, der Rest bleibt stehen.

Wann nutze ich „unverrechnet buchen“?

Wenn die Zahlung eindeutig zum Debitor oder Kreditor gehört, die OP-Verrechnung aber bewusst nicht automatisch erfolgen soll. Die Verrechnung erfolgt dann später gezielt im Konto.

Warum ändert sich nach einer Buchung manchmal die Farbe weiterer Umsätze?

Weil sich durch jede Buchung die Lage der offenen Posten verändern kann. Immoware24 bewertet die betroffenen Umsätze deshalb nach jeder Aktion erneut über die Bankregeln. Dadurch werden Folgefehler verhindert.

Werden rote Umsätze automatisch verarbeitet?

Nein. Rote Umsätze haben keine eindeutige Zuordnung und müssen manuell gebucht werden.
Treten Zahlungen von einem Debitor oder an einen Kreditor wiederholt auf, empfehlen wir die Anlage von Bankregeln, siehe Immoware24 Benutzerhandbuch . Damit kann dann wieder eine automatische Verbuchung erreicht werden.