Buchen von Versicherungsschäden & Erstattungen

Wie sollten Versicherungsschäden korrekt gebucht werden?

Sollte ein Versicherungsfall eintreten, in welchem keine direkte Schadensabwicklung durch den Versicherer vorgenommen wird, erfolgt die Bezahlung der entstehenden Kosten durch die Verwaltung und die Regulierung durch die Versicherung an die Verwaltung.

ℹ️ Hinweis: Die Buchungen sollten nicht saldiert über ein gemeinsames Kostenkonto stattfinden, da - zumindest in der Abrechnung der GdWE - Einnahmen und Ausgaben in der Jahresabrechnung einander gegenüberzustellen sind. Eine Saldierung von Einnahmen und Ausgaben widerspricht in der GdWE ordnungsgemäßer Verwaltung (AG Köln, Urteil v. 15.2.2011, 202 C 377/10).

Nachfolgend stellen wir 4 Möglichkeiten der Verbuchung von Versicherungsschäden vor:

Variante 1 - Kurzform: Kosten und Erstattung auf 1 Kostenkonto

1. Erstellung Kostenkonto

2. Kosten für Schadensbeseitigung erfassen

3. Versicherungserstattung verbuchen

Variante 2 - WEG: Kosten und Erstattung getrennte Buchungskonten

1. Sonstiges Debitorenkonto anlegen

2. Kostenkonto Versicherungsschäden anlegen

3. Ertragskonto Versicherungserlöse anlegen

4. Rechnung für Schadensbeseitigung erfassen

5. Forderung an Versicherung eröffnen

6. Versicherungserstattung verbuchen

Variante 3 - Kurzform: Erstattung Versicherung und Weiterleitung an Mieter

1. Erstellung Kostenkonto

2. Versicherungserstattung verbuchen

3. Auszahlung der Erstattung an den Mieter

Variante 4 - getrennte Konten: Weiterleitung Erstattung an Mieter / Eigentümer

1. Ertragskonto Versicherungserlöse anlegen

2. Forderung an Versicherung eröffnen

3. Versicherungserstattung verbuchen

4. weiteres Ertragskonto für die Auszahlung anlegen

5. Sollstellung für die Erstattung an den Eigentümer erstellen

6. geleistete Zahlung an den Eigentümer buchen

Variante 1 - Kurzform: Kosten und Erstattung auf 1 Kostenkonto

Gerade für die Mietverwaltung kann die buchhalterische Darstellung recht einfach erfolgen.

ℹ️ Hinweis: 

Diese Vorgehensweise empfehlen wir nur für die Mietverwaltung, nicht für WEG oder WEG mit SEV.
 

1. Erstellung Kostenkonto

2. Kosten für Schadensbeseitigung erfassen

Jetzt können auf diesem Konto die für die Schadensbeseitigung angefallenen Kosten eingebucht werden, mögliche Buchungsarten sind dabei: 

"benutzerdefiniert" - wenn die Zahlung der Kosten an den Dienstleister / Handwerker bereits erfolgt ist, kein Beleg mit der Buchung verknüpft werden soll und auch keine Lohnanteile §35 EStG zu erfassen sind (Deren Erfassung ist z.B. bei nur teilweiser Erstattung der Kosten durch die Versicherung sinnvoll).

per "Rechnung" - wenn diese an den Dienstleister / Handwerker noch bezahlt werden soll und wenn ein Beleg und/oder Lohnanteile an der Buchung hinterlegt werden sollen.

Zur Rechnung erfassen Sie danach die Zahlung an den Dienstleister / Handwerker.

3. Versicherungserstattung verbuchen

Nach Eingang des Betrages kann die Erstattung durch die Versicherung "benutzerdefiniert" direkt auf das gleiche Kostenkonto gebucht werden. Stimmt die Höhe der Erstattung nicht mit den ursprünglich gebuchten Kosten überein, verbleibt ein Saldo auf dem Kostenkonto.

Damit ist der Schadensfall buchhalterisch abgeschlossen:

Variante 2 - WEG: Kosten und Erstattung getrennte Buchungskonten

Zuerst die Vorbereitungen: Buchungskonten anlegen:

1. Sonstiges Debitorenkonto anlegen

Die Versicherung tritt im Schadensfall als Debitor auf, da eine Buchung auf einem Ertragskonto erforderlich ist. Legen Sie daher einen sonstigen Debitor an, auf welchem Sie später die Forderung und Zahlung erfassen können. 

2. Kostenkonto Versicherungsschäden anlegen

Erstellen Sie ein Kostenkonto für die Versicherungsschäden.
Die Anlage eines separaten Kostenkontos ist optional, steigert jedoch die Transparenz der Abrechnung.

3. Ertragskonto Versicherungserlöse anlegen

Erstellen Sie ein Ertragskonto für die Erlöse aus der Regulierung von Versicherungsschäden.

Die Vorbereitungen sind jetzt abgeschlossen, jetzt beginnt das Buchen:

4. Rechnung für Schadensbeseitigung erfassen

Die Firma, welche den Versicherungsschaden beseitigt, stellt die Rechnung. Diese verbuchen Sie mit Hilfe des Buchungsassistenten Rechnung. Bezahlen Sie die Rechnung wie gewohnt.

5. Forderung an Versicherung eröffnen

Mit Weitergabe der Rechnung an die Versicherung entsteht eine Forderung, welche auf dem angelegten sonstigen Debitor zu erfassen ist. Erstellen Sie eine neue Buchung mit Hilfe des Buchungsassistenten Sollstellung.
Sollte der Geschädigte vorsteuerabzugsberechtigt sein, stellen Sie der Versicherung nur die Nettokosten in Rechnung.

6. Versicherungserstattung verbuchen

Sobald die Versicherung den Betrag auf das Bankkonto überwiesen hat, kann der offenen Posten mittels einer Zahlungsbuchung verrechnet werden.

Variante 3 - Kurzform: Erstattung Versicherung und Weiterleitung an Mieter

In bestimmten Fällen ist eine durch die Versicherung geleistete Erstattung (z.B. Stromkosten für Trocknungen bei Wasserschäden) an den Bewohner weiterzuleiten. Dabei fallen diese erstatteten Kosten vorher nicht für den Miethaus-Eigentümer an. Es handelt sich dabei meist entweder um vom Mieter verauslagte Kosten (z.B. Strom) oder um Entschädigungen (z.B. Nutzungsausfall).

In der Mietverwaltung können die Erstattungen durch die Versicherung und die Weiterleitung an den Mieter über ein Kostenkonto verbucht werden.

Zur buchhalterischen Darstellung können Sie z.B. diese Vorgehensweise nutzen:

(Die nachfolgend verlinkten Schritte wurden bereits unter Variante 1 vorgestellt.)

1. Erstellung Kostenkonto

2. Versicherungserstattung verbuchen

3. Auszahlung der Erstattung an den Mieter

Jetzt erfolgt noch die Zahlung an den Mieter, z.B. aus Immoware24 heraus über eine "benutzerdefinierte Überweisung". Der Umsatz wird dann manuell aus dem Kontoauszug heraus in Form einer "benutzerdefinierten Buchung" erfasst:

Bei dieser Vorgehensweise sind die Zahlungen nicht auf dem Debitorenkonto des Mieters sichtbar.

Buchhalterisch ist der Vorgang damit abgeschlossen:

Variante 4 - getrennte Konten: Weiterleitung Erstattung an Mieter / Eigentümer

In bestimmten Fällen ist eine durch die Versicherung geleistete Erstattung (z.B. Stromkosten für Trocknungen bei Wasserschäden) an den Bewohner weiterzuleiten. Dabei fallen diese erstatteten Kosten vorher nicht für die WEG an.

ℹ️ Hinweis: Die Buchungen sollten nicht saldiert über ein gemeinsames Buchungskonto stattfinden, da - zumindest in der Abrechnung der GdWE - Einnahmen und Ausgaben in der Jahresabrechnung einander gegenüberzustellen sind. Eine Saldierung von Einnahmen und Ausgaben widerspricht in der GdWE ordnungsgemäßer Verwaltung (AG Köln, Urteil v. 15.2.2011, 202 C 377/10).

Zur buchhalterischen Darstellung können Sie z.B. diese Vorgehensweise nutzen:

(Die nachfolgend verlinkten Schritte wurden bereits unter Variante 2 vorgestellt.)

Abwicklung mit der Versicherung:

1. Ertragskonto Versicherungserlöse anlegen

2. Forderung an Versicherung eröffnen

3. Versicherungserstattung verbuchen

Weiterleitung der Erstattung an Mieter oder Eigentümer:

4. weiteres Ertragskonto für die Auszahlung anlegen

5. Sollstellung für die Erstattung an den Eigentümer erstellen

Die Sollstellung für die Erstattungs-Auszahlung führt auch zu einem Ausweis auf dem Debitorenkonto des Eigentümers und damit zur besseren Übersicht.

Mit dieser Sollstellung als Basis kann dann über "Rechnungswesen/Banktransaktionen/Transaktionen vorbereiten" eine Überweisung an den Eigentümer erzeugt werden.

6. geleistete Zahlung an den Eigentümer buchen

Diese Verbuchung der ausgeführten Zahlung kann automatisch erfolgen, da der Zahlungsauftrag bereits im System vorhanden ist.

Im Ergebnis sind beide Debitorenkonten ausgeglichen.

Debitorenkonto Eigentümer:

Debitorenkonto "sonstiger Debitor = Versicherung":

Auf den beiden verwendeten Ertragskonten werden 1x die eingehende Zahlung und auf dem zweiten Konto die ausgehende Zahlung dargestellt. 

Damit wird in der Hausgeldabrechnung der Ein- und Ausgang transparent für die Eigentümer informativ ausgewiesen, da durch den ausgeglichenen Saldo keine Belastung erfolgt.