Buchen von Rechnungen

Voraussetzung zum Buchen von Rechnungen ist der im Objekt hinzugefügte Dienstleister/ Handwerker und das betreffende Kostenkonto im Kontenplan des Objektes.

Ist der Dienstleister/ Handwerker, der die Rechnung ausgestellt hat, noch nicht im Objekt erfasst, so ist dies nachzuholen. Dienstleister/ Handwerker hinzufügen

Sollte für die angefallenen Kosten lt. Rechnung im Kontenplan des Objektes kein passendes Konto zur Verfügung stehen, so ist das Kostenkonto neu anzulegen. Hinzufügen zusätzlicher Kostenkonten im Objekt

Die Rechnung wird im Objektmenü über "Buchungen" und den Buchungsassistenten in der Fußzeile erfasst:

Es stehen mehrere Möglichkeiten zur Auswahl:

Rechnung / Rechnungsplan = Einzelrechnung oder Abschlagsplan in Miet- oder WEG-Verwaltung

SE-Rechnung / SE-Rechnungsplan = Einzelrechnung oder Abschlagsplan in der Sondereigentumsverwaltung

In der Buchungsmaske sollten nun mindestens die Pflichtfelder (markiert mit dem schwarzen Pfeil) ausgefüllt werden.

Oberer Bereich der Buchungsmaske = die Grunddaten:

Das Buchungsdatum hat dabei lediglich internen informativen Charakter - wann wurde die Rechnung im Haus erfasst.

Das Fälligkeitsdatum sollte der Rechnung entnommen werden oder zumindest dem Tag der Rechnungsbegleichung entsprechen.

Im Buchungstext werden die Daten der Rechnung erfasst. Da der Buchungstext im Kreditorenkonto und als Verwendungszweck in der Überweisung dargestellt wird, sollten die Informationen entsprechend genau erfolgen.

Die Beleg-Nr./ Rechnungsnummer wird ebenfalls bei der Überweisung der Rechnung über Immoware24 im Verwendungszweck dargestellt. 

Der Rechnungsbuchung kann der vorher im Dokumentenmanagementsystem (DMS) geladene Beleg als Dokument hinzugefügt werden.

Standardmäßig ist in der Buchungsmaske der Haken in der Checkbox für die Anzeige in der Auswahl zur Überweisung der Rechnung über das Banking gesetzt.

Der Haken muss lediglich dann entfernt werden, wenn der Zahlungsverkehr über Immoware24 (Dateiaustausch oder Immoware24 Banking Client) erfolgt und die Rechnung grundsätzlich nicht überwiesen werden soll (bspw. bei Abbuchung des Betrages durch den Kreditor).

Als Kreditor wird der Rechnungsempfänger ausgewählt. 

Ein gewährter Skonto kann mit der jeweiligen Frist hinterlegt werden und wird beim Erstellen der Zahlungsaufträge später berücksichtigt.

Unterer Bereich der Buchungsmaske = die Details:

Positionen: Über das können weitere Buchungspositionen, d.h. verschiedene Kostenkonten oder mehrere Positionen dem gleichen Kostenkonto mit unterschiedlichen Abgrenzungsdaten, innerhalb einer Buchung, hinzugefügt werden.

Das Soll-Konto ist das entsprechende Kostenkonto. 

Wichtig: Positive und negative Beträge (Rechnungen und Gutschriften) lassen sich nicht gleichzeitig in einer Rechnungsbuchung erfassen.

Als Betrag ist der Gesamtbetrag der Rechnung einzutragen - also der Bruttobetrag. Der Umsatzsteuersatz muss bei jeder Rechnung ausgewählt werden. Über das Abgrenzungsdatum werden die Kosten einem bestimmten Abrechnungszeitraum zugeordnet.

Unter Leistungen nach §35 EStG können die entsprechende Leistungsart und der betreffende Bruttobetrag erfasst werden.

Wichtige Hinweise: Rechnungen mit einer Gutschrift als Rechnungsbetrag werden wie beschrieben gebucht - nur mit einem Minus vor dem Betrag - also mit Negativbetrag.

In einer Rechnungsbuchung bzw. in der Buchungsmaske können ausschließlich Konten der Konto-Art "Kosten" ausgewählt werden.

Durch die Buchung von Rechnungen werden im System automatisch offene Posten erzeugt.