Darlehen zur Finanzierung einer Maßnahme (Zuordnung zur bestehenden Rücklage)

Für die Finanzierung größerer Bau- oder Instandhaltungsmaßnahmen kann von einer WEG ein Darlehen aufgenommen werden. Zur übersichtlichen buchhalterischen und abrechnungsseitigen Darstellung ist die Zuordnung zu einer bestehenden Rücklagenposition sinnvoll. 

Eine mögliche Vorgehensweise finden Sie nachfolgend beschrieben:

1) Anlage Buchungskonten

a) Erweiterung der Rücklagenposition

Bearbeiten Sie Ihre bereits bestehende Rücklagenposition und fügen Sie ein Ertrags- und ein Kostenkonto hinzu:

b) Anlage separater Kostenkonten für Zins- und Tilgungszahlungen

Erstellen Sie im Kontenplan für die Zins- und Tilgungszahlungen jeweils ein Kostenkonto. Diese Konten werden nicht mit der Rücklage verknüpft.

Hinweis: Verwenden Sie denselben Umlageschlüssel wie in der Rücklagenposition.

2) Geldeingang Darlehen

Der Eingang des Darlehensbetrags erhöht das Rücklagenvermögen der WEG.

Die Buchung ist über zwei Wege möglich:

• Mit elektronisch importierten Kontoumsätzen:
  Gehen Sie zu „Rechnungswesen > Banktransaktionen > Kontoauszüge buchen > manuell buchen“ und wählen Sie den Assistenten „Rücklagen/RL-Direktbuchung“.

• Ohne elektronische Kontoumsätze:
  Navigieren Sie zu „Rechnungswesen > Rücklagen“, wählen Sie die entsprechende Rücklagenposition und klicken Sie in der Fußzeile auf „neue Buchung/RL-Direktbuchung“.

Durch diesen Vorgang werden zwei Buchungen erzeugt.

Falls die Auszahlung des Darlehens auf dem WEG-Konto erfolgt, können Sie dieses Konto mit der Rücklagenposition verknüpfen, um es als Rücklagen-Bankkonto zu verwenden.

Alternativ können Sie den Darlehensbetrag zunächst auf das Rücklagen-Bankkonto weiter überweisen und anschließend dort den Eingang buchen. Ein- und Ausgang auf dem WEG-Konto buchen Sie in diesem Fall benutzerdefiniert auf Durchlaufposten.

3) optional: Darstellung des Darlehenssaldos als Bankkonto

Möchten Sie den Anfangs- und Endbestand des Darlehens in der Hausgeldabrechnung ausweisen, können Sie ein (ggf. fiktives) Bankkonto anlegen und mit dem Objekt verknüpfen. Dieses Konto fügen Sie dann der Rücklagenposition hinzu.

Jetzt kann der Anfangsbestand (sofern das Darlehen bereits in einem vorherigen Abrechnungszeitraum ausgezahlt wurde) oder der Eingang (im laufenden Abrechnungszeitraum) und der Endsaldo des Darlehens zum jetzt abzurechnenden Zeitraum jeweils als Anfangsbestandsbuchung erfasst werden:

Der Anfangs- und Endsaldo wird dann in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung der Hausgeldabrechnung dargestellt.

Empfehlung: Wird das Darlehenskonto als Bankkonto ausgewiesen, fügen Sie einen entsprechenden Hinweis im Textfeld der Hausgeldabrechnung hinzu.

4) Zahlung Zins und Tilgung

Die Zahlungen für Zins und Tilgung erfolgen als Kosten über das WEG-Konto, sodass diese Beträge in der Hausgeldabrechnung verteilt und im Wirtschaftsplan berücksichtigt werden können.

Buchungsmöglichkeiten:

• Manuelle Buchung:
  Erfassen Sie die Zahlungen entweder direkt aus dem elektronischen Kontoumsatz („manuell buchen“) oder über „Rechnungswesen > Buchungen“.
  

• Automatisierte Buchung mit Rechnungsplan:
  Bei Darlehensrückzahlungen mit konstantem Gesamtbetrag (Annuitätendarlehen) und vollständigen Empfängerkontoinformationen im Kontoauszug können Sie einen Rechnungsplan in Kombination mit einer Bankregel nutzen („nur mit Verrechnung automatisch buchen“).
  
  Ändert sich der Anteil von Zins und Tilgung monatlich, buchen Sie über den Rechnungsplan und die darauffolgende Zahlung zunächst den Gesamtbetrag und trennen die Anteile am Jahresende mittels einer Kostenumbuchung.

5) Zahlung Instandhaltungsmaßnahme aus der Rücklage

Die Rechnung(en) für die Instandhaltungsmaßnahme werden über das mit der Rücklagenposition verknüpfte Kostenkonto gebucht.

Zahlungsabläufe:

• Direkte Zahlung vom Rücklagen-Bankkonto
  Erstellen Sie eine Entnahmebuchung für den in der Rücklagenentwicklung ausgewiesenen, aber noch nicht vollständig entnommenen Betrag (da bislang nur als Zahlung RE verbucht).
  Navigieren Sie dazu zu „Rechnungswesen > Rücklagen > neue Buchung > Entnahme“.

  Diese Entnahme kann auch als Gesamtsumme zum Ende des Abrechnungszeitraums erfolgen.

• Bankumbuchung mit Entnahmebuchung:
  Wird der aufgebrachte Betrag vom Rücklagen-Bankkonto auf das WEG-Konto übertragen, können Sie die Entnahme sowohl aktiv (auf den Bankkonten) als auch passiv (in der buchhalterischen Rücklage) verbuchen.
  Navigieren Sie dazu zu „manuell buchen > Rücklagen > Entnahme“.

• Direkte Zahlung vom WEG-Bankkonto
  Falls die Bankumbuchung bereits erfolgt ist, erstellen Sie die fehlende Entnahmebuchung für den noch nicht vollständig entnommenen Betrag.
  Navigieren Sie zu „Rechnungswesen > Rücklagen > neue Buchung > Entnahme“.
  Diese Entnahme kann auch als Gesamtsumme zum Ende des Abrechnungszeitraums erfolgen.

6) Darstellung Zins und Tilgung in Hausgeldabrechnung

a) Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

b) Einzelabrechnung der Eigentümer

Die Zins- und Tilgungszahlungen werden in der Einzelabrechnung der Eigentümer als Kosten dargestellt.

c) Vermögensbericht

Erfassen Sie den Restbestand des noch nicht zurückgezahlten Darlehens manuell im Vermögensbericht.

7) Darstellung in Abrechnung Rücklage

Der Einfluss des Darlehens sowie die entsprechenden Transaktionen werden auch in der Abrechnung der Rücklage angezeigt, sodass sich die Entwicklung des Rücklagenvermögens klar nachvollziehen lässt.

Beispiele für mögliche Sonderfälle:

• Sonderumlage für die Rücklage:
  Zahlt ein Teil der Eigentümer eine Sonderumlage, bilden Sie dafür eine Sollstellung mit dem Ertragskonto der Rücklage und gleichen diese mit der Zahlung Debitor aus. Danach wird der gezahlte Betrag ebenfalls als Zuführung gegen die Rücklage verbucht.
• Darlehensaufnahme durch einzelne Eigentümer
  
  • Dieses Darlehen wird genauso, wie oben beschrieben, der Rücklage zugeführt.
  • Zinsen und Tilgung werden über den Wirtschaftsplan geplant, aber mit einem Umlageschlüssel versehen, an dem nur die Darlehensnehmer beteiligt sind.