Erforderliche Schritte in der Rücklage nach dem Update

Mit dem Update werden die Kosten, die aus der Rücklage finanziert werden, nicht mehr über die Hausgeldabrechnung abgerechnet und über eine Entnahme aus der Rücklage ausgeglichen, sondern die Kosten werden direkt der Rücklage entnommen bzw. zugewiesen. Die Darstellung der Kosten erfolgt dementsprechend auch in der Rücklagenabrechnung.

In der neuen Rücklagen-Entwicklung wird angezeigt, welcher Betrag über die letzten Jahre aus der Rücklage entnommen wurde.

Wenn die aus der Rücklage finanzierten Kosten über ein separates Kostenkonto gebucht wurden:

Zur korrekten Darstellung muss nun das Kostenkonto, auf das bisher die aus der Rücklage finanzierten Kosten gebucht wurden, mit der Rücklagenposition verknüpft werden. Dies gilt nur, wenn ausschließlich aus Rücklagen finanzierte Kosten auf dieses Konto gebucht wurden.

Dafür muss die Rücklagenposition über den entsprechenden Button in der Fußzeile bearbeitet werden und das Kostenkonto über das grüne Plus hinzugefügt werden.

Wenn die aus der Rücklage finanzierten Kosten über mehrere, separate Kostenkonten gebucht wurden:

Wenn mehrere Konten zur Erfassung der aus Rücklagen finanzierten Kosten genutzt wurden, müssen alle diese Konten mit der Rücklage verknüpft werden.

Wenn die aus der Rücklage finanzierten Kosten bisher NICHT über ein separates Kostenkonto erfasst wurden.

Gibt es kein explizites Konto, muss ein neues Konto angelegt werden. Entweder über die Rücklagenposition selbst oder über den Kontenplan. Bei einem völlig neu anzulegenden Kostenkonto empfehlen wir den direkten Weg der Kontenanlage über die Rücklagenposition.

Hier können ohne Umweg über den Kontenplan eine neue Kontonummer und ein Kontoname in die entsprechenden Felder eingegeben und gespeichert werden:

Das neue Konto wird mit Speichern dem Kontenplan des Objektes hinzugefügt.

Damit die Kosten nun korrekt in der Rücklagenabrechnung ausgewiesen werden, muss eine Kostenumbuchung vorgenommen werden. Von dem ursprünglichen Kostenkonto muss der aus der Rücklage finanzierte Betrag auf das neue, extra dafür angelegte Kostenkonto umgebucht werden:

In den Hausgeldabrechnungen aus den Vorjahren, wird ausgewiesen, welche Beträge in dem Abrechnungszeitraum aus der Rücklage entnommen wurden und damit die Kosten in der Hausgeldabrechnung vermindert haben. Dieser Betrag muss auf das neu angelegte Kostenkonto umgebucht werden. Von welchem Konto die Umbuchung stattfindet muss über den Zweck der Entnahme entschieden werden.

Wenn es nach dem Hinzufügen des neuen Kostenkontos und Kostenumbuchung noch weitere Differenzen gibt:

Wenn nach der Verknüpfung der Kostenkonten und Kostenumbuchung weiterhin Differenzen aus den Vorjahren bestehen, wurde entweder zu viel oder zu wenig zugeführt, bzw. entnommen.

In folgendem Beispiel handelt es sich um die Beträge die vor dem Update über den Buchungsassistenten „Rücklagen-Zinsen und Geldverkehrskosten buchen“ gebucht wurden. Hierbei wurden Zinsen und Kosten saldiert und nur dieser Saldo der Rücklage zugeführt.

Dies muss korrigiert werden. Es wird eine Zuführung über den abgezogenen Betrag der Kosten von den Zinsen gebucht und der gleiche Betrag wird entnommen. Die Software wird entsprechend der bereits dazu erfassten Buchungen die Differenzen pro Abrechnungszeitraum ausweisen – nach Auswahl der entsprechenden Schaltfläche.

Das passive Bestandskonto ändert sich dadurch nicht.

Die zu korrigierenden Differenzen aus Vorjahren werden je nach Auswahl des Abrechnungszeitraumes angezeigt:

Wenn für die vergangenen Jahre zu wenig zugeführt wurde (Vorschüsse wurden von den Eigentümern gezahlt aber nicht der Rücklage zugeführt), muss diese Zuführung nachgeholt werden. Die Bankumbuchung wird nicht angesprochen, da es keinen Geldfluss gegeben hat.

Wenn zu viel zugeführt wurde (es wurde mehr als der an Vorschüsse geleistete Betrag der Rücklage zugeführt), muss der Betrag, der auf dem passiven Bestandskonto gebucht wurde, bearbeitet und angepasst werden. Eine Zuführung mit einem Minusbetrag zu buchen, ist nicht möglich.

Wichtiger Hinweis: Die Korrekturen können pro Abrechnungszeitraum vorgenommen werden oder gesammelt zum Ende des letzten (bereits abgerechneten) Abrechnungszeitraumes. Wir empfehlen die Korrektur pro Abrechnungszeitraum.

Hintergrund der Neuerungen für die Rücklage

Das aktive und das passive Bestandskonto können nunmehr unabhängig voneinander gebucht werden. Es ist nicht mehr zwingend notwendig, dass diese beiden Konten übereinstimmen. Einer Zuführung oder einer Entnahme muss nicht mehr zwingend auch physischer Geldtransfer zwischen WEG und Rücklagenkonto zugrunde liegen. Es ist nicht mal mehr notwendig, dass ein eigenes Bankkonto für die Rücklage vorhanden ist.

Buchen von Zinsen, Geldverkehrskosten und Steuern auf der Rücklage

Für die Verbuchung von Zinsen, Steuern usw. nutzen Sie den spezialisierten Buchungsassistenten (RL-Direktbuchung – Erfassung von Bewegungen auf Rücklagenkonten) mit welchem Sie Transaktionen auf den Bestandskonten der Rücklagen direkt verbuchen können. Der Buchungsassistent ist darauf ausgelegt, ausschließlich mit den Rücklagen verknüpfte Ertrags- und Kosten-Konten zu berücksichtigen.