Objektmappe – Standarddokumente für alle Eigentümer/Mieter in Portal24 freigeben

Sie können Mietern und Eigentümern Dokumente für Portal24 bereitstellen.

Nachfolgend stellen wir Ihnen die Vorteile der "Objektmappe" und deren Anwendung vor:

Unterschied "Objektmappe" zu Dokumenten für einzelne Kontakte

externe DMS-Kategorien konfigurieren

Dokumente über "Objektmappe" freigeben

Unterschied einer Objektmappe gegenüber Dokumenten für einzelne Kontakte 

Sie können wichtige Dokumente für Ihre Objekte zentral für alle Eigentümer oder Mieter im Portal24 freigeben. 

Wenn Sie anschließend einen Eigentümer- oder Mieterwechsel erfassen, werden die bisher über die Objektmappe freigegebenen Dokumente automatisch auch für den neuen Eigentümer oder Mieter freigegeben.

Eine manuelle Eingabe ist nicht notwendig.

⚠️ Wichtiger Hinweis
Die automatisch übertragene Freigabe gilt nur für die in der Objektmappe enthaltenen Dokumente. Diese Dokumente werden im Adressbuchkontakt und im DMS auf den Registerkarten "Freigaben" und "Freigegeben" als "freigegeben von:" -> "System“ gekennzeichnet.

Personenbezogene Dokumente, die z. B. im Adressbuch auf der Registerkarte "Freigaben" angezeigt werden (z. B. die Einzel-Abrechnungen, Briefe), werden hingegen mit "freigegeben von" -> "Nutzername" (z. B. "admin") gekennzeichnet .

Einzeln freigegebene Dokumente manuell freigeben:

1. Öffnen Sie den zutreffenden Adressbuchkontakt.
2. Klicken Sie auf das Symbol "Lupe" in der Spalte "Aktion".
3. Geben Sie das Dokument über das DMS für einen weiteren Kontakt frei (z. B. neuer Eigentümer oder Mieter).
4. Sie können im DMS Dokumente nachträglich weiteren Kontakten freigeben: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Freigabe hinzufügen".

externe DMS-Kategorien konfigurieren

Externe DMS-Kategorien ermöglichen Ihren Eigentümern und Mietern eine bessere Übersicht über die verfügbaren Dokumente. Sinnvoll ist daher zuerst die Anlage von weiteren externen DMS-Kategorien, bevor Sie Dokumente freigeben.

Die Kategorien können Sie zweistufig konfigurieren: 

1. Öffnen Sie im Hauptmenü den Menüpunkt "Einstellungen".
2. Navigieren Sie zur Kachel "Portal24".
3. Öffnen Sie den Menüpunkt "Externe DMS-Kategorie".
4. Füllen Sie die Eingabemaske entsprechend aus:

Die angelegten Kategorien gelten dabei im Portal24 objektübergreifend.

ℹ️ Hinweis: 
Wir empfehlen Ihnen eine überschaubare Anzahl von externen Kategorien, um die Übersichtlichkeit nicht zu beeinträchtigen.

Dokumente über "Objektmappe" freigeben

1. Laden Sie die Dokumente zuerst in Immoware24 hoch bzw. erstellen Sie diese. Die Auswahl der Speicherkategorie spielt keine Rolle.
2. Öffnen Sie in den Objektdaten die Objektstammdaten
3. Klicken Sie rechts oben auf die Registerkarte "Objektmappe".
4. Fügen Sie die Dokumente hinzu.

5.  Klicken Sie in der Fußleiste auf die Schaltfläche "Freigabe hinzufügen". 
6. Wählen Sie die freizugebenden Dokumente aus. Sie können einzelne Dokumente oder auch mehrere Dateien auswählen:

7. Über die Auswahl der "externen Kategorie" ordnen Sie diese Dokumente dabei einer gewünschten Kategorie zur Anzeige im Portal zu. Dies vereinfacht die Darstellung im Portal24 durch eine sinnvolle Gruppierung der ggf. zahlreichen Dokumente:

ℹ️ Hinweis: 
Wurden von Ihnen bislang keine externen DMS-Kategorien konfiguriert, steht Ihnen bereits die Kategorie "Posteingang" zur Verfügung.

Dokument in einer anderen externen DMS-Kategorie darstellen:

1. Öffnen Sie die Registerkarte "Objektmappe".
2. Löschen Sie die bisherige Freigabe. 
3. Fügen Sie das gewünschte Dokumente als neue Freigabe hinzu.
4. Wählen Sie die neue externe DMS-Kategorie aus.