Online-Belegprüfung für das Portal24 aktivieren – Immoware24 GmbH

Hintergrund

Mitglieder der Gemeinschaft können die Prüfung von Belegen im Rahmen der Vorbereitung der jährlichen Abrechnung durchführen. Sie aktivieren dafür in Portal24 die Online-Belegprüfung. Berechtigte Personen erhalten so Zugriff auf die zugehörigen Buchungen und die jeweiligen Belege innerhalb des ausgewählten Abrechnungszeitraums.

Erforderliche Einstellungen

Um die Belegprüfung im Portal24 sicherzustellen, sind folgende Schritte erforderlich:

Hinterlegung des Belegprüfers als Ansprechpartner im Objekt
Aktivierung der Option Online-Belegprüfung im jeweiligen Abrechnungszeitraum

Wer soll die Belege einsehen?

Im Objekt muss mindestens ein Ansprechpartner mit der Systemrolle Verwaltungsbeiratsmitglied hinterlegt sein.
Als Verwaltungsbeiratsmitglieder können Kontakte verwendet werden, die im Adressbuch gepflegt sind und über einen Portalzugang verfügen.
Es ist nicht zwingend erforderlich, dass es sich um einen tatsächlichen Verwaltungsbeirat handelt. Entscheidend ist, dass der Kontakt, der die Belegprüfung durchführen soll, diese Systemrolle erhält.
Es können mehrere Kontakte mit dieser Systemrolle hinterlegt werden.

Die Option sichtbar für steuert, ob der jeweilige Kontakt im Portal24 im Menüpunkt Objektübersicht als Verwaltungsbeiratsmitglied angezeigt wird.
Empfehlung: Ist der hinterlegte Kontakt kein tatsächliches Verwaltungsbeiratsmitglied, deaktivieren Sie die Sichtbarkeit.

Wie Sie die Online-Belegprüfung aktivieren

Öffnen Sie das entsprechende Objekt.
Navigieren Sie zum Menüpunkt "Abrechnungszeiträume".
Wählen Sie den gewünschten Abrechnungszeitraum aus.
Öffnen Sie die Bearbeitung, indem Sie auf die Schaltfläche "bearbeiten" in der Fußzeile klicken.
Aktivieren Sie die Option "Online-Belegprüfung".
Speichern Sie Ihre Änderungen, indem Sie in der Fußleiste auf die Schaltfläche "speichern" klicken.

Ergebnis und Sichtbarkeit im Portal

Nach erfolgreicher Einrichtung stehen den berechtigten Kontakten im Portal24 folgende Funktionen zur Verfügung:

Einsicht in die Buchungen des ausgewählten Abrechnungszeitraums
Zugriff auf die zugehörigen Belege
Durchführung der Belegprüfung direkt an den einzelnen Buchungen

Zusätzlich gilt:

Die Rückmeldung des Belegprüfers wird sowohl im Portal24 als auch in Immoware24 direkt an der jeweiligen Buchung angezeigt.

Optional können Sie auf dem Dashboard ein Widget hinzufügen, das eine Übersicht über abgelehnte Buchungen aus der externen Belegprüfung bereitstellt.

ℹ️ Hinweis

Nehmen Sie die Aktivierung für jedes betroffene Objekt separat vor.
Standardmäßig ist der Abrechnungszeitraum 2025 aktiviert.
Bei weiteren Fragen wenden Sie sich an den Support.