Dokumente für Portal24 freigeben

Mit der Freigabe von Dokumenten können diese im Portal24 für Mieter und Eigentümer zur Ansicht und zum Download bereitgestellt werden. Es erfolgt eine Benachrichtigung des/der Empfänger und eine Rückmeldung an die Verwaltung, ob das Dokument gelesen/heruntergeladen wurde.

Eine Freigabe kann auch vor Aktivierung des Portals beim Verwalter und vor Aktivierung des jeweilgen Portalzuganges des Empfängers bereits vorbereitend erfolgen. Dies ist besonders für Objektdokumente mit hohem informativem Charakter sinnvoll (Teilungserklärung, Hausordnung, letzte Protokolle ETV o.ä.), um mit Aktivierung des jeweiligen Portalzuganges bereits Informationen verfügbar zu haben.

ACHTEN SIE DARAUF, WELCHE DOKUMENTE SIE WELCHEN MIETERN/EIGENTÜMERN FREIGEBEN (DÜRFEN).

Dokumente bei Erstellung freigeben

Seriendokumente freigeben

Der einfachste Weg, Dokumente für Mieter oder Eigentümer im Portal24 sichtbar zu stellen, ist diese direkt bei der Erzeugung mit freizugeben. Dies ist bei allen Seriendruck-Dokumenten (z.B. Serienbriefe, Mahnungen, Abrechnungen, Einladungen zur ETV u.a.) möglich, mit der Funktion "alle PDF generieren und freigeben".

Damit werden die PDF-Dokumente erstellt, im DMS abgespeichert, sowie auch die Einzeldokumente den jeweiligen Mietern/Eigentümern direkt im Portal24 mit freigegeben.

Hinweis: Erscheint im Rahmen der Freigabe für einzelne Mieter/Eigentümer eine Fehlermeldung, werden auch die anderen Dokumente nicht freigegeben, bis der Fehler behoben ist. Bitte generieren Sie nach der Korrektur die Dokumente erneut über "alle PDFs generieren und freigeben" (Eine den Dokumenten zugrundeliegende Abrechnung braucht dabei nicht neu erstellt zu werden). Mit der Neugenerierung werden die bisherigen Dokumente überschrieben.

Einzeldokumente freigeben

Einzeldokumente können nach deren Erzeugung als PDF nachträglich manuell freigegeben werden. Dies kann im DMS (Dokumenten-Management-System) und an allen Stellen, wo das Dokument in Immoware24 angezeigt wird (Adressbuchkontakt, Ticket, Mahnung, Abrechnung, ETV usw.), erfolgen: "Freigabe hinzufügen".

Dokumente nachträglich freigeben

Seriendokumente freigeben

Sollen Serienbrief-Dokumente (z.B. eine Abrechnung) nachträglich in Form des Einzelschreibens für den jeweiligen Empfänger freigegeben werden, kann dies über den Postausgang einfach und für alle Empfänger einer Gruppe von Dokumenten oder eines Sammlers erfolgen:

Sobald Sie mit der Maus auf "Zustellung hinzufügen" zeigen, klappt das Menü auf und Sie können auswählen "Portal-Freigabe":

Jetzt wird in der Zeile des bearbeiteten Dokumentes/der Gruppe oder des Sammlers rechts in der Spalte "Zustellwege" ein Pfeil angezeigt, mit dem die aktiven Zustellwege durch aufklappen angezeigt werden können:

Durch Anklicken des grünen Pfeils rechts außen erfolgt die Freigabe im Portal in Echtzeit und etwas zeitverzögert die Benachrichtigung der Empfänger.

Einzeldokumente freigeben

Einzeldokumente können nach deren Erzeugung über das DMS oder den jeweiligen Adressbuch-Kontakt nachträglich einzeln freigegeben werden: "Freigabe hinzufügen".

Überprüfung Freigabe-Status eines Dokumentes

Im DMS kann am jeweiligen Dokument über den Reiter "Freigaben" überprüft werden, ob ein Dokument freigegeben wurde, ob eine Benachrichtigung erfolgt ist und der Empfänger das Dokument angezeigt oder heruntergeladen hat:

Diese Informationen stehen auch am jeweiligen Adressbuchkontakt unter "Freigaben" für jedes Dokument zur Verfügung.