Die Basis zur Arbeit mit Immoware24 bildet das Adressbuch mit seinen Kontakten. Sämtliche für die Objektverwaltung relevanten Adressen sollten dort vor dem Anlegen des Objektes erfasst werden. Ein einmal angelegter Kontakt kann mit mehreren Objekten verknüpft werden. Doppelte Kontakte gilt es zu vermeiden.
Vor Eintrag der Adressbuchkontakte empfehlen wir die Anpassung der Reihenfolge der Namensbestandteile in den Einstellungen
Im Modul „Adressbuch“ wird auf der linken Seite eine passende Kategorie ausgewählt:
Über das Plus in der Fußzeile wird die Maske zur Kontaktanlage geöffnet:
Für den neuen Kontakt muss eine passende Gruppe ausgewählt werden. Die Auswahl der Gruppe ist entscheidend für die spätere Zuordnung zu den Objekten. Eine Mehrfachauswahl ist möglich:
Hinweis zum Verwalterkontakt
Als Verwalter wird beim Registriervorgang für Immoware24 automatisch auch ein Kontakt für unseren Kunden angelegt. Der Kontakt sollte auf Korrektheit geprüft und notwendige Daten ergänzt werden. Zwingend notwendig ist die Prüfung der zugeordneten Kontaktgruppen. In der Regel sollten dem Verwalterkontakt immer die Gruppen "Verwalter", "Eigentümer" (bei Eigenverwaltung von Mietobjekten) und "Dienstleister/ Handwerker" (zur Buchung der Verwalterhonorarrechnungen) zugeordnet sein.
Durch die Auswahl der Anrede wird automatisch ein Vorschlag für die Briefanrede erstellt. Nach Eingabe des Namens wird der Nachname automatisch in die Briefanrede übernommen. Dies trifft nicht bei den Anreden "Firma" und "Gemeinschaft" zu.
Unter der Kategorie Externer Zugriff kann ein automatisches Zugriffsende gesetzt werden. Über dieses wird definiert, wie lange ein Mieter/ Eigentümer noch nach Vertragsende Zugriff auf seinen Portalzugang hat.
Im Sinne der DSGVO können nun Informationen hinterlegt werden - sofern bspw. der Mieter eine entsprechende Vereinbarung unterzeichnet hat. Es können sowohl der Zweck der Weitergabe als auch die weiterzugebenden Daten durch Markieren individuell ausgewählt werden.
Über das grüne Plus können weitere Namen und/ oder Namensbestandteile hinzugefügt werden. In Anschreiben werden nur die durch den Haken markierten Namen aufgeführt:
Unter der Kategorie "Adresse" muss eine Postanschrift hinterlegt werden. Die im Adressbuch gespeicherte Postanschrift wird in zukünftig generierte Anschreiben und Serienbriefe in Immoware24 (bspw. Anschreiben zur BK-Abrechnung) übernommen.
Nachfolgend sollten die Kontaktdaten vollständig ausgefüllt werden. Für den Eintrag der Telefonnummer werden nur Ziffern akzeptiert. Sonderzeichen und Leerzeichen sollten nicht genutzt werden.
Für den E-Mail-Verkehr über Immoware24 und die Anmeldung im Mieter-/ Eigentümerportal ist das Speichern einer E-Mail-Adresse am Mieter- und Eigentümerkontakt zwingend notwendig.
Unter "Kontakt" kann mit der Verknüpfung eines bspw. Vormundes definiert werden, ob dieser verknüpfte Kontakt auch die an den Adressbuchkontakt gesendeten E-Mail, Briefe und/ oder Portalbenachrichtigungen erhalten soll:
In der Kategorie "Id" werden die Steuernummer und vorhandene USt-IdNr. eingetragen. Die Auswahl wird um die Möglichkeit der Eingabe einer SEPA Gläubiger-ID erweitert, wenn es sich um einen Adressbuchkontakt der Gruppe Eigentümer und/ oder Verwalter handelt:
Die Eingabe der SEPA Gläubiger-ID am Adressbuchkontakt des Kontoinhabers ist zwingend notwendig, wenn Lastschriften eingezogen werden sollen.
Die Bearbeitungsmaske sollte vollständig ausgefüllt werden. Nach Beendigung der Eingaben muss über den entsprechenden Button in der Fußzeile gespeichert werden.
Besonderheiten bei Adressbuchkontakten für eine Wohnungseigentümergemeinschaft
Zusätzlich zu den Kontakten der Eigentümer bedarf bei einer WEG eines Kontaktes für die gesamte WEG - also für die Gemeinschaft.
Im Kontakt der WEG muss bei Lastschrifteinzug der monatlichen Hausgelder die SEPA Gläubiger-ID der WEG gespeichert werden. Die Bankkonten der Gemeinschaft (WEG-Konto und Rücklagenkonto) müssen ebenfalls am Kontakt der WEG hinzugefügt werden - vorausgesetzt, die Gemeinschaft ist auch gleichzeitig Kontoinhaber. Hinzufügen eines Objektbankkontos
Jede Kategorie im Adressbuch kann um weitere Kontaktlabel erweitert werden. neue Kontaktlabel hinzufügen
Nachträgliche Ergänzungen bei einem bereits angelegten Kontakt sind im Adressbuch über den "bearbeiten"- Button in der Fußzeile problemlos möglich.
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