Im Verwalteralltag können einige Situationen auftreten, in denen es notwendig ist, dass E-Mails, E-Post-Briefe und Portal-Benachrichtigungen nicht nur an einen Adressbuchkontakt zugestellt werden, sondern auch an einen weiteren Kontakt.
Um dies zu ermöglichen, können Sie an den Adressbuchkontakten einen zusätzlichen Kontakt verknüpfen. Dieser verknüpfte Kontakt erhält nach Definition der Empfängeroption dieselben Daten, wie der Hauptkontakt.
Voraussetzung dafür ist die Anlage der betreffenden Kontakte im Adressbuch.
Folgende Empfängeroptionen stehen zur Verfügung:
Option „E-Mail“: Wird eine E-Mail an einen Hauptkontakt gerichtet, wird automatisch eine Blindkopie an den hier festgelegten zusätzlichen Empfänger erzeugt.
Option „Postausgang“: Wird eine PDF-Datei an einen Hauptkontakt gerichtet, wird im Postausgang ein zusätzlicher Brief an den hier festgelegten zusätzlichen Empfänger erzeugt.
Option „Portal“: Der hier festgelegte zusätzliche Empfänger kann im Portal24 dieselben Objekt-Informationen wie der Hauptkontakt sehen. Außerdem werden an den Hauptkontakt gerichtete Dokumente, Schwarze-Brett-Einträge, Tickets und Ticketkommentare automatisch an den zusätzlichen Empfänger freigegeben. Die Freigabe können Sie jederzeit manuell bearbeiten.
Wie wird ein weiterer Kontakt mit dem Hauptkontakt verknüpft?
Zur Verknüpfung eines Kontaktes wählen Sie im ersten Schritt im Adressbuch den Hauptkontakt und den "bearbeiten"-Button in der Fußzeile.
Klicken Sie in der Bearbeitungsmaske unter "Kontakt" auf das grüne Plus-Symbol, um einen neuen Kontakt zu hinterlegen. Legen Sie im ersten Feld fest, um welche Art Kontakt es sich handelt, indem Sie die Liste aufklappen und eine der Optionen anklicken.
Suchen Sie in dem Auswahlfeld Ihren zu verknüpfenden Kontakt und wählen Sie diesen aus.
Wählen Sie die gewünschten zusätzlichen Empfängeroption aus, indem Sie in die jeweilige Checkbox klicken und so das Auswahlhäkchen setzen.
Es können an dem Hauptkontakt auch mehrere Kontakte verknüpft werden.
Achten Sie hinsichtlich des Datenschutzes sorgfältig darauf, dass der zusätzliche Empfänger berechtigt ist, die ggf. personenbezogenen Daten einzusehen!
Nach dem Speichern der Änderungen werden die Verknüpfungen im Hauptkontakt blau angezeigt.
Im verknüpften Kontakt erfolgt ebenfalls die Darstellung der Kontaktverknüpfung - verweisend auf den Hauptkontakt.
In der Empfängerliste für Serienbriefe erhält der Hauptkontakt ein Symbol, das auf die Verknüpfung hinweist.
Abschließend noch ein kurzer Überblick über einige Beispiele aus der Verwalterpraxis:
- Das Mitglied einer Erbengemeinschaft und Inhaber des Portalzugangs möchte auch den übrigen Erben den Zugang zum Portal ermöglichen.
- Der Betreuer eines Mieters soll im Rahmen seiner Tätigkeit unterstützt werden und benötigt dafür den Schriftverkehr.
- Protokolle und Abrechnungen sollen an die zweite E-Mail-Adresse eines Eigentümerpaares gesendet werden. In dem Fall muss vor der Verknüpfung ein zweiter Kontakt für den Eigentümer angelegt werden, mit dieser zweiten E-Mail-Adresse.
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