Verwaltungsbeirat hinterlegen und für ETV/Portal24 verwenden

Sind als Sondereigentümer einer Verwaltungseinheit der GdWE mehrere Personen eingetragen, müssen Sie diese in Immoware24 in einem Adressbuchkontakt aufnehmen. Dies dient u.a. der Darstellung in der Hausgeldabrechnung, in erstellten Anschreiben und für die Stimmrechte der Eigentümerversammlung.

Als Verwaltungsbeirat einer GdWE kann jedoch immer nur eine Person bestimmt werden.

Um eine Unterscheidung zwischen dem Sondereigentümer (ggf. mehrere natürliche Personen oder juristische Person(en) - GmbH etc.) und dem Verwaltungsbeirat (eine natürliche oder juristische Person) zu ermöglichen, kann die Anlage eines getrennten Adressbuchkontaktes sinnvoll sein.

1. VORBEREITUNGEN

Folgende Einstellungsmöglichkeiten können Sie z.B. nutzen:

Anlage einer neuen Kontaktgruppe für das Adressbuch

1. Zur Unterscheidung und ggf. Filterung von Kontakten können Sie eine weitere Kontaktgruppe im Einstellungsmenü anlegen, beispielweise Beirat oder Vorsitzende(r) Beirat usw.:
2. Konfigurieren Sie unter dem Menüpunkt Kontaktlabel-Verknüpfung die erwünschten Inhalte für die Adressbuchkontakte:
3. Sollen neben dem Namen auch Telefon-, Mail- oder Adressinformationen im Portal24 angezeigt werden, wählen Sie diese mit den Labels öffentlich aus.
4. Um an dem Beiratskontakt, den Sie anlegen möchten, eine Verbindung zum ursprünglichen Eigentümerkontakt erkennen zu können bzw. umgekehrt am Eigentümerkontakt die Verbindung zum neuen Beiratskontakt, können Sie ein neues Label für die Kontakt(-Verknüpfung) anlegen. 

Neue Ansprechpartnerkategorie für die Objekte anlegen

1. Indem Sie Ansprechpartner anlegen, können Sie sowohl für interne Zwecke der Verwaltung als auch zur Sichtbarkeit für Eigentümer im Portal24 die Kontaktdaten der Beiratsmitglieder darstellen.
2. Wählen Sie im Feld repräsentiert die Kategorie Objektverwalter aus, können Sie diese später an verschiedenen Stellen in Immoware24 filtern.

Neuen Adressbuchkontakt anlegen

1. Hinterlegen Sie die im Portal24 anzuzeigenden Kontaktdaten und verknüpfen Sie diese mit dem bereits vorhandenen Eigentümer-Kontakt und dem Objekt. Diese Einstellung erfolgt im Objekt.

Kontakt als Ansprechpartner im Objekt hinterlegen

1. Klicken Sie im Objektmenü können Sie im Menüpunkt Ansprechpartner auf die Schaltfläche hinzufügen, um den Beiratskontakt mit dem Objekt zu verknüpfen.

2. VERWENDUNG

Verwenden Sie für die Kommunikation mit den Eigentümern des Objektes wie bisher den standardmäßigen Eigentümerkontakt. Dieser bleibt mit dem Eigentümervertrag verknüpft.

Bei gezielter Kommunikation mit den Beiräten in Zusammenhang mit der Eigentümerversammlung oder der Darstellung im Portal24 können Sie bei Bedarf den neu angelegten Beiratskontakt verwenden.

Unterschrift für Protokoll ETV auswählen

1. In der Eigentümerversammlung können Sie sowohl auf der Registerkarte durchführen als auch unter nachbereiten den Beiratskontakt für die Unterschriftsberechtigung des Protokolls hinterlegen.

Der Name des Kontaktes wird im Protokoll ausgegeben.
Die Funktion elektronische Unterschrift ist nutzbar.

✅ Geschafft!

Der Kontakt wird im Portal24 mit den als öffentlich eingestellten Daten für die anderen Miteigentümer angezeigt: