Speicherplatz-Reduzierung

Wie kann Speicherplatz in Immoware24 reduziert werden?

Den größten Anteil an der Speicherplatz-Belegung in Immoware24 haben meist

• Dokumenten-Management-System (DMS)
• Mail-Client

Dokumenten-Management-System (DMS)

Im DMS werden sämtliche in Immoware24 erzeugten oder hochgeladenen Dokumente gespeichert. Hier können sich über die Zeit zahlreiche nicht (mehr) benötigte Dateien ansammeln, welche bereinigt werden können.

Eine häufige Ursache für eine höhere Speicherplatz-Nutzung sind mehrfach erstellte Abrechnungen und die damit erzeugten Dokumente. Für jede erstellte Abrechnung (BKA, HKA, HGA, RLA, Wirtschaftsplan, Plan Rücklage) wird im entsprechenden Objekt ein eigener Ablageordner im DMS angelegt:

Auch, falls Sie innerhalb der Abrechnung keine Dokumente erzeugen oder hochladen, werden Ordner angelegt.

Wenn Sie in einem Objekt eine Abrechnung final erstellen und bestätigen, löschen Sie die vorigen (testweise) erstellten Abrechnungen für den gleichen Zeitraum:

Nachdem Sie die Abrechnung im Objekt gelöscht haben, können Sie den zugehörigen Dokumente-Ordner im DMS ebenfalls vollständig löschen:

Beachten Sie, dass Sie den DMS-Ordner nur löschen können, wenn Sie die Abrechnung im Objekt gelöscht haben.

Wenn Sie Dokumente im DMS löschen, werden diese zuerst in den Papierkorb verschoben und dort gespeichert.

Überprüfen Sie daher regelmäßig den Papierkorb und entfernen Sie nicht mehr benötigte Dateien bzw. stellen erneut benötigte Dateien wieder her.

Nutzer mit Admin-Berechtigung können im Einstellungsmenü konfigurieren, dass Dokumente im Papierkorb automatisch endgültig gelöscht werden:

Mail-Client

Je nach Anzahl der in Immoware24 eingerichteten Mailkonten und der darin enthaltenen Mails wird gegebenenfalls ein größerer Speicherplatz benötigt. Löschen Sie daher vorzugsweise die nicht mehr benötigten Mails.

Immoware24 versteht sich in erster Linie als Archivierungsfunktion, eine Löschung von Mails außerhalb von Immoware24 führt daher nicht zu einer Löschung der in Immoware24 übernommenen (kopierten) Mail. Diese Mail wird innerhalb von Immoware24 nur in das Archiv verschoben:

Klicken Sie auf die Schaltfläche "auswählen" in der Fußleiste. Sie können die im Archiv vorhandenen Mails einzeln oder seitenweise auswählen. Klicken Sie auf das "Papierkorb"-Symbol, um die ausgewählten Mails in den Papierkorb zu verschieben.

Entfernen Sie Mails aus dem Posteingang (oder einem anderen Mailordner außer dem Archiv), werden diese Mails in den Papierkorb verschoben. Um den Papierkorb zu löschen, wählen Sie die Mails im Papierkorb einzeln oder seitenweise aus. Klicken Sie auf das "Papierkorb"-Symbol, um diese Mails endgültig zu löschen. Mails, welche aus dem Archiv-Ordner entfernt werden, werden direkt endgültig gelöscht.

Wurden bei der Einrichtung von Mailkonten in Immoware24 vorher nicht die alten bzw. nicht mehr benötigten Mails auf dem Mailserver (außerhalb von Immoware24) gelöscht, führt dies zum vollständigen Import dieser Mails zu Immoware24.

Sie können den zukünftigen Import von in Immoware24 nicht benötigten Mails vermeiden, indem Sie den betreffenden Ordner von der Synchronisation ausschließen (Mailordner von Synchronisation im E-Mail-Client ausschließen)