Benutzerberechtigungen für E-Mail-Postfächer einrichten

Wann die Einrichtung von Benutzerberechtigungen sinnvoll ist

Über die Einrichtung von einzelnen Benutzerberechtigungen können Sie individuell festlegen, welche Nutzer Zugriff auf ein bestimmtes Postfach erhalten sollen. Dadurch lässt sich der Zugriff gezielt steuern, ohne das Postfach mandantenweit freizugeben (siehe Abschnitt Benutzerberechtigungen einrichten).

Dem gegenüber steht die Einstellung des mandantenweiten Zugriffs („öffentlich: ja“) in den Postfacheinstellungen. Ist diese Option aktiviert, erhalten automatisch alle Benutzer innerhalb der Mandantennummer Zugriff auf das betreffende Postfach (siehe Abschnitt Mandantenweiten Zugriff einstellen).

Mandantenweiten Zugriff einstellen

1. Klicken Sie im Hauptmenü auf den Menüpunkt "Einstellungen".

2. Bewegen Sie die Maus zur Kachel "Integrationsprofile".

3. Klicken Sie hier auf den Menüpunkt "E-Mail".

4. Wählen Sie die entsprechende E-Mail-Adresse aus. In diesem Beispiel: verwaltung@immoware24.de

5. Klicken Sie in der Fußleiste auf die Schaltfläche "bearbeiten".

6. Wählen Sie bei "öffentlich" die Option "ja".

7. Klicken Sie in der Fußleiste auf die Schaltfläche "speichern".

(Pfad: 
Einstellungen → Integrationsprofile → E-Mail → verwaltung@immoware24.de → bearbeiten → "öffentlich: ja")

ℹ️ Hinweis:
Der mandantenweite Zugriff hat Vorrang vor den Benutzerberechtigungen. Ist er aktiviert, gelten die individuellen Benutzerberechtigungen nicht mehr. Deshalb sollten Sie nicht beide Einstellungen gleichzeitig aktivieren.

Empfehlung:

• mandantenweiter Zugriff, wenn alle Benutzer auf das Postfach zugreifen sollen
• Benutzerberechtigungen, wenn nur bestimmte Nutzer Zugriff erhalten sollen

Ein weiterer Vorteil der Benutzerberechtigungen: Sie müssen das Passwort nicht erneut eingeben. 
Der mandantenweite Zugriff hingegen erfordert die Eingabe des Passworts.
 

ℹ️ Hinweis:
Sie können die Benutzerberechtigungen nur über den Benutzeraccount verwalten, mit dem das Postfach ursprünglich in Immoware24 eingerichtet wurde.

Durch die gezielte Rechtevergabe können Sie Zugriffe übersichtlich organisieren und unnötige Freigaben vermeiden. Dies erhöht sowohl die Sicherheit als auch die Nachvollziehbarkeit innerhalb der täglichen Arbeit mit Postfächern.
 

Benutzerberechtigungen einrichten

1. Öffnen Sie die Einstellungen.

2. Navigieren Sie zum Menüpunkt "Integrationsprofile" und klicken Sie auf den Menüpunkt "E-Mail".
   
   
   
    

3. Wählen Sie den Posteingangsserver. 

4. Klicken Sie in der Fußzeile auf die Schaltfläche "Benutzerberechtigungen".
   
   
   
    

5. Klicken Sie im nächsten Fenster auf die Schaltfläche "bearbeiten". Die Übersicht der Accounts für die erscheint. 
   Hier können Sie die jeweiligen Rechte vergeben: 

6. Klicken Sie in das Kästchen hinter dem jeweiligen Eintrag und setzen Sie so das blaue Häkchen für die Freigabe. 

7. Klicken Sie in der Fußleiste auf die Schaltfläche "speichern". Der ausgewählte Account erhält Zugriff auf das Postfach. 
   
   
   
    

8. Eine Übersicht über alle Accounts erscheint. Alle Accounts, denen Sie den Benutzerzugriff erteilt haben, werden mit einem grünen Punkt angezeigt.
   
   
   ℹ️ Hinweis:
   Sie müssen die Benutzerberechtigungen sowohl im Posteingang als auch im Postausgang hinterlegen. 

   
   ✅ Geschafft!

   Meldet sich der aktivierte Nutzer in Immoware24 an, kann er ab sofort auf das Postfach zugreifen.