Vorwort
Eine "Shared Mailbox" ist ein gemeinsames Postfach für mehrere Personen.
Dieses Postfach hat keine eigenen Zugangsdaten. Nutzer greifen mit ihrem persönlichen Firmenkonto darauf zu.
Das Senden von E-Mails über die Shared Mailbox muss zuvor freigegeben werden.
Administratoren vergeben die Zugriffsrechte im "Microsoft Exchange Admin Center".
Für den Posteingang benötigen Nutzer in der Regel folgende Rechte:
- Lesen
- Verwalten
Eine "Shared Mailbox" kann zum gemeinsamen Empfang von E-Mails genutzt werden. Beispiele sind:
- Rechnungen
- Dokumente
- allgemeine Anfragen
In diesem Beispiel wird folgende Shared Mailbox verwendet:
Folgender Nutzer hat Zugriff auf die Shared Mailbox:
Shared Mailbox in Immoware24 einrichten
Klicken Sie im Hauptmenü auf den Menüpunkt "Einstellungen" (Zahnrad-Symbol).
Navigieren Sie zur Kachel "Integrationsprofile".
Klicken Sie auf die Option "E-Mail".
Klicken Sie in der Fußleiste der mittleren Leiste auf das "Plus"-Symbol (hinzufügen).
Verwenden Sie für die Einrichtung ähnlich der Einrichtung eines normalen Mail-Kontos die Methode „Office365 Outlook/Microsoft Exchange Online“.
Klicken Sie auf das Ketten-Symbol hinter dem Eintrag (Konto einrichten).
Der Anmelde-Dialog von Microsoft öffnet sich.
⚠️ Wichtiger Hinweis:
Beachten Sie bei der Anmeldung Folgendes:
Für die Anmeldung verwenden Sie nicht die E-Mail-Adresse der Shared Mailbox.
Verwenden Sie stattdessen die E-Mail-Adresse eines Nutzers mit Zugriffsberechtigung.
In diesem Beispiel:
Führen Sie die Anmeldung wie gewohnt fort, zum Beispiel mit:
- Passwort
- Authenticator-App
Zusätzliche Berechtigung
In einigen Fällen müssen Sie Immoware24 zusätzlich den Zugriff auf das Konto erlauben.
Der Ablauf entspricht der üblichen Einrichtung eines Kontos.
Nach der Freigabe öffnet sich Immoware24.
Einstellungen im Formular „Konten hinzufügen für Microsoft“
Entfernen Sie den Haken bei „Postausgangsserver“. Für Shared Mailboxen ist kein direkter SMTP-Login verfügbar.
Tragen Sie bei „Benutzername“ die E-Mail-Adresse der Shared Mailbox ein.
In diesem Beispiel:
Setzen Sie die Einrichtung wie bei einem regulären Konto fort.
Empfohlene Einstellungen:
- Typ eingehend: IMAP
- E-Mail-Adresse eingehend: e-rechnung@greengroup-hv.com
- Posteingangsserver: outlook.office365.com
- Port eingehend: 993
- Verschlüsselung eingehend: SSL
Entfernen Sie den Haken bei der Option „Gesendete Nachrichten speichern“.
Klicken Sie in der Fußleiste auf die Schaltfläche "Speichern".
✅ Die Einrichtung der Shared Mailbox ist abgeschlossen.
Optional: Ein Postausgangskonto für die Shared Mailbox einrichten
⚠️ Wichtiger Hinweis:
Richten Sie den Postausgang nur ein, wenn es notwendig ist.
Bei Shared Mailboxen ist die Einrichtung des Postausgangs oft technisch kompliziert.
Der Grund dafür ist:
- Shared Mailboxen haben keine eigenen SMTP-Zugangsdaten
- Dadurch kann die Einrichtung eingeschränkt oder aufwendiger sein
Verwenden Sie für den Versand immer ein Benutzerkonto mit Zugriff auf die Shared Mailbox.
In diesem Beispiel:
Klicken Sie im Hauptmenü auf den Menüpunkt "Einstellungen" (Zahnrad-Symbol).
Navigieren Sie zur Kachel "Integrationsprofile".
Klicken Sie auf die Option "E-Mail".
Klicken Sie in der Fußleiste der mittleren Leiste auf das "Plus"-Symbol (hinzufügen).
Verwenden Sie für die Einrichtung ähnlich der Einrichtung eines normalen Mail-Kontos die Methode „Office365 Outlook/Microsoft Exchange Online“.
Klicken Sie auf das Ketten-Symbol hinter dem Eintrag (Konto einrichten).
Der Anmelde-Dialog von Microsoft öffnet sich.
⚠️Wichtiger Hinweis:
Beachten Sie bei der Anmeldung Folgendes:
Für die Anmeldung verwenden Sie nicht die E-Mail-Adresse der Shared Mailbox.
Verwenden Sie stattdessen die E-Mail-Adresse eines Nutzers mit Zugriffsberechtigung.
In diesem Beispiel:
Anschließend führen Sie die Anmeldung wie gewohnt fort, zum Beispiel mit:
- Passwort
- Authenticator-App
Zusätzliche Berechtigung
In einigen Fällen müssen Sie Immoware24 zusätzlich den Zugriff auf das Konto erlauben.
Der Ablauf entspricht der üblichen Einrichtung eines Kontos.
Nach der Freigabe öffnet sich Immoware24.
- Entfernen Sie den Haken bei „Posteingangsserver“.
- Tragen Sie bei „Benutzername“ das Nutzerkonto mit Zugriff auf die Shared Mailbox ein.
Beispiel: greengroup@greengroup-hv.de - Bei „E-Mail-Adresse ausgehend“ tragen Sie die E-Mail-Adresse der Shared Mailbox ein.
Beispiel: greengroup@greengroup-hv.de - Optional können Sie einen angepassten Absendernamen festlegen.
Weitere Einstellungen:
- Postausgangsserver: smtp.office365.com
- Port ausgehend: 587
- Verschlüsselung ausgehend: TLS
- Signatur: nach Wunsch festlegen
⚠️ Wichtiger Hinweis
Wenn Empfänger auf eine gesendete E-Mail antworten, wird die Antwort nicht automatisch an die Shared Mailbox weitergeleitet.
5. Klicken Sie in der Fußleiste auf die Schaltfläche "speichern".
ℹ️ Hinweis:
Falls das Speichern nicht funktioniert, prüfen Sie die Berechtigung für den SMTP-Login beim Benutzerkonto.
In diesem Beispiel: greengroup@greengroup-hv.de
Diese Prüfung erfolgt ausschließlich im Microsoft 365 Admin Center.
Zu diesem Zeitpunkt kann noch keine Verknüpfung mit einem Posteingangskonto hergestellt werden.
Verknüpfung nach erfolgreicher Einrichtung
Nach erfolgreichem Speichern können Sie den Postausgangsserver mit dem Posteingang verknüpfen.
Dabei wählen Sie die zuvor eingerichtete Shared Mailbox aus.
✅ Geschafft!
Die Einrichtung der Shared Mailbox wurde erfolgreich abgeschlossen.
Sie können die Anwendung nun wie gewohnt verwenden.
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