E-Mail-Client: Standard-Postfach (SMTP) für E-Mails einrichten

Einleitung

Mit der Einrichtung eines Standard-Postfachs für E-Mails mit Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) verbinden Sie Ihren E-Mail-Account mit dem E-Mail-Client in Immoware24. Dadurch können Sie verwaltungsrelevante E-Mails direkt innerhalb der Anwendung empfangen, bearbeiten und versenden. Zusätzlich können Sie im DMS hinterlegte Dokumente, wie beispielsweise PDF-Dateien, bequem als E-Mail-Anhang verschicken.

Für die Einbindung eines E-Mail-Kontos stehen folgende gängige Protokolle zur Verfügung:

• IMAP (Internet Message Access Protocol)

• POP3 (Post Office Protocol 3) 

• SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). 

Während IMAP und POP3 für den Empfang Ihrer E-Mails zuständig sind, wird SMTP für den Versand verwendet. IMAP eignet sich besonders für die synchronisierte Nutzung auf mehreren Geräten, während POP3 E-Mails lokal abruft und speichert.

Die Synchronisation der E-Mails erfolgt ausschließlich, solange der jeweilige Nutzer in Immoware24 eingeloggt ist. Pro Minute können dabei bis zu 200 E-Mails synchronisiert werden, abhängig von der Größe der E-Mails und enthaltener Anhänge.

ℹ️ Hinweis: 

Wir empfehlen, für die Kommunikation mit Mietern, Eigentümern oder Dienstleistern eine separate E-Mail-Adresse zu verwenden. So stellen Sie sicher, dass ausschließlich verwaltungsbezogene Korrespondenz in Immoware24 übernommen wird und Ihre übrigen E-Mails getrennt bleiben.

1. E-Mail-Konto anlegen

1. Öffnen Sie die Einstellungen.
2. Navigieren Sie zum Menüpunkt Integrationsprofile. 
3. Klicken Sie auf den Menüpunkt "E-Mail".

4. Klicken Sie in der Fußzeile auf das "+"-Symbol.
5. Fügen Sie das Postfach hinzu. 
6. Wählen Sie die Option "Standard IMAP/POP/SMTP-Konto" aus.

7. Füllen Sie die Eingabefelder zur Einbindung des Mail-Accounts aus.

   Hierfür benötigen Sie die Angaben Ihres E-Mail-Anbieters/Providers benötigt.

   Feldname	Vorgang
   E-Mail	Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.
   Typ	Wählen Sie den Typ des Empfangsprotokolls  IMAP  POP
   Benutzername	Tragen Sie den Benutzernamen ein. Dieser ist in den meisten Fällen die E-Mail-Adresse, je nach E-Mail-Anbieter (Provider).
   Benutzername/Passwort	Tragen Sie die bereits bestehenden Zugangsdaten des Postfaches ein.
   Posteingangs- und Postausgangsserver	abhängig vom E-Mail-Anbieter (Provider) Beispiele werden im Folgenden beschrieben
   Port	abhängig vom E-Mail-Anbieter (Provider)
   Verschlüsselung	"SSL" (Secure Sockets Layer) beim Posteingang  "TLS" (Transport Layer Security) beim Postausgang

   

8. Optionale Einstellungen:
    

9. Hinterlegen Sie den zugehörigen Postausgangsserver. Nur dann ist das Versenden von E-Mails möglich.

2. Serverdaten zum Einbinden der typischen E-Mail-Anbieter hinterlegen

Sie erhalten einen Überblick über die Serverdaten der am häufigsten benutzten E-Mail-Anbieter in Immoware24. Mit einem Klick auf die Überschriften gelangen Sie zu den jeweiligen Webseiten der E-Mail-Anbieter. 

Sollte Ihr E-Mail-Anbieter/Provider in dieser Liste nicht aufgelistet sein: Nehmen Sie Kontakt zum jeweiligen E-Mail-Anbieter auf. Erhalten Sie die korrekten Serverdaten zur Einbindung.

IONOS

GMAIL

GMX

⚠️Wichtig:

• Beachten Sie, dass eine gesonderte Aktivierung zur Nutzung von POP oder IMAP erforderlich sein kann. Diese Einstellung hängt von den Vorgaben des jeweiligen E-Mail-Anbieters ab. 
  Beispiel: Beim E-Mail-Anbieter GMX ist es erforderlich, diese Einstellung vorzunehmen. Lesen Sie hierfür diesen externen Artikel.
• Einige E-Mail-Anbieter verlangen zur Einbindung ein anwendungsspezifisches Passwort, das Sie separat einrichten. Dieses Passwort ersetzt bei der Einbindung das reguläre Postfachpasswort. Bei der Einbindung des Postfaches in Immoware24 verwenden Sie dieses Passwort. 
  Anwendungsspezifische Passwörter sind zum Beispiel bei GMX oder GMail erforderlich.