Bearbeitungsstand der Sendung

Wie kann der Bearbeitungsstand der in der E-Post eingereichten Briefe kontrolliert werden? 

Im Modul „Postausgang“ sehen Sie eingereichte Briefe über die rechts oben sichtbaren Reiter „Dokumentenstapel“ oder "Empfängerliste". 

Der Fortschritt der Zustellungen wird grafisch und farblich in der Spalte Zustellungen dargestellt:

vollständig grün: Die Zustellung wurde erfolgreich abgeschlossen.

nicht eingefärbt: Es hat noch keine Zustellung stattgefunden.

teilweise rot oder grün: Einige Zustellungen waren erfolgreich, während andere fehlgeschlagen sind. Hier besteht Handlungsbedarf.

Die Ziffern hinter dem Fortschrittsbalken geben eine detaillierte Aufschlüsselung:

Anzahl der insgesamt erfolgten Zustellungen,

wie viele davon fehlgeschlagen sind und

wie viele erfolgreich zugestellt wurden.

Mit der Lupe rechts außen können weitere Angaben eingesehen werden. Um den genauen Zustellstatus zu sehen, klicken Sie aus dem Dokumentenstapel heraus rechts auf die Lupe und in der Folgeansicht nochmals. Aus der Empfängerliste heraus ist am gewünschten Dokument nur 1x das Anklicken der Lupe erforderlich. In beiden Fällen sehen Sie danach diese Ansicht:

Mit dem Button „Statusabfrage extern“ können Sie über die E-Post-Schnittstelle bei der Deutschen Post den aktuellen Status der Sendung abfragen.

Bitte beachten: Die Statusanzeige kann sich auch später noch ändern. Dies hängt von der Bearbeitungsdauer der Post ab.

Der Bearbeitungsstand wird über „externer Status“ dokumentiert:

Status 1: Übertragen der Daten zur Deutschen Post
Info: Dieser Status wird sofort nach der Übertragung abgeschlossen und ist in der Regel nicht sichtbar.

Status 2: Verarbeitung der Sendung
Info: Der Auftrag ist bei der Deutschen Post eingegangen und die Daten werden auf Ihre Verwendbarkeit geprüft.

Status 3: Einlieferung im Druckzentrum
Info: Die Eingangsprüfung ist abgeschlossen und der Auftrag steht im Druckzentrum in der Warteschlange und wird in der Reihenfolge der eingelieferten Dokumente abgearbeitet.

Status 4: Verarbeitung im Druckzentrum
Info: Das Dokument wird gedruckt und dann zugestellt. Dies ist der letzte mögliche Status, den die Deutsche Post über die Schnittstelle übermittelt.

Status 99: Fehlerstatus – keine Erzeugung der Dokumente möglich
Info: Im darunter befindlichen Textfeld „externer Nachricht“ wird die Ursache für die Ablehnung des Druckauftrages angezeigt, z.B. ungültiges Seitenformat.

Hinweis:
Für einen erfolgreichen Ausdruck über die E-Post ist es zwingend notwendig, dass die eingereichten Dokumente im Format A4 (Hochformat) übergeben werden. Immoware24 wandelt die Dokumente, welche im Querformat in Immoware24 erstellt worden sind, bei der Übergabe an die E-Post in hochformatige Dokumente um.
Dies erfolgt auch mit Dokumenten, die Sie selbst als Querformat in das DMS hochgeladen haben, wenn diese gemäß dem pdf-Standard erstellt worden sind. Ist dies nicht der Fall, erhalten Sie evtl. folgende Fehlermeldung: „externer Fehler“.

Laden Sie die Dokumente dann erneut im korrekten pdf-Standard ins DMS oder drehen Sie die Dokumente vor dem Hochladen in das Hochformat.