Einem Dokument im Postausgang eine Anlage hinzufügen

Anlagen können auf verschiedenen Wegen mit in Immoware24 erzeugten Dokumenten kombiniert werden, um einen gemeinsamen Versand über die E-Post zu ermöglichen.

Bei der Erstellung von Schreiben aus dem Modul Eigentümerversammlung, über den Menüpunkt Serienbrief, aus einem Ticket heraus oder auch über das Modul Reports können bei der Erzeugung von Serienbriefen Anlagen beigefügt werden. Dazu sind an der jeweiligen Stelle entsprechende Auswahlmasken vorhanden.

Generell kann jedes im DMS vorhandene Dokument an den Postausgang übergeben werden, um dieses per E-Post oder Mail zu versenden.

Beispiel: Versand einer Abrechnung mit zusätzlichen Dokumenten

Wenn Sie z. B. eine Hausgeldabrechnung versenden und weitere Dokumente beifügen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1: Dokument hochladen (falls noch nicht vorhanden)

1. Öffnen Sie in einem WEG-Objekt den Menüpunkt Hausgeldabrechnung.

2. Wechseln Sie in die Registerkarte Dokumente.

3. Klicken Sie in der Fußleiste auf Dokument hochladen.
   
   

Schritt 2: Dokument für den Versand markieren

1. Suchen Sie das gewünschte Dokument in der Liste.

2. Klicken Sie ganz rechts außen beim Dokument auf die Option als Brief verschicken.

Schritt 3: Empfänger auswählen und Dokument zum Postausgang hinzufügen

1. Nachdem Sie Als Brief verschicken ausgewählt haben, öffnet sich eine neue Maske.

2. Wählen Sie den gewünschten Empfänger aus der Liste aus.

3. Klicken Sie anschließend auf Zum Postausgang hinzufügen, um das Dokument für den Versand vorzubereiten.

Schritt 4: Mehrere Dokumente als Sammelversand per E-Post versenden

1. Wechseln Sie zum Menüpunkt Postausgang.

2. Markieren Sie das gewünschte Dokument sowie weitere Dokumente, die Sie gemeinsam versenden möchten.

3. Klicken Sie anschließend auf Sammler erstellen, um einen gemeinsamen E-Post-Versand vorzubereiten.

Schritt 5: Reihenfolge der Dokumente im Sammler anpassen

1. Nach der Erstellung des Sammelversands wird eine Übersicht der enthaltenen Dokumente angezeigt.

2. Passen Sie bei Bedarf die Reihenfolge per Drag and Drop an – also mit gedrückter Maustaste das gewünschte Dokument an die passende Position ziehen.

   • Beispiel: Platzieren Sie ein Anschreiben an erster Stelle, damit es im finalen Brief zuerst erscheint.

Wichtiger Hinweis:
Das zusammengestellte Dokument darf maximal 97 Seiten umfassen und eine Dateigröße von 15 MB nicht überschreiten.

Schritt 6: Sammeldokument per E-Post versenden

1. Nachdem Sie die Reihenfolge der Dokumente festgelegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden (grüner Pfeil).

2. Das zusammengefasste Dokument wird nun automatisch an die E-Post übergeben und dort weiterverarbeitet.

✅ Geschafft!
Der Versand ist damit abgeschlossen. Sie können den Versandstatus jederzeit im Postausgang einsehen.