Wird durch die Verwaltung ausschließlich das Sondereigentum für einen Eigentümer betreut, nicht jedoch die gesamte Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (kurz: GdWE, vormals: WEG), ergeben sich zwei mögliche Vorgehensweisen für die Objektanlage/Buchungen sowie für die Abrechnungen:

1. Anlage als Mietobjekt wenn die GdWE-Verwaltung auch zukünftig nicht übernommen werden soll

   Vorteile: einfachere Buchhaltung, mehr Auswertungsmöglichkeiten, bei Beendigung einzelner Sonderverwaltungen kann unkompliziert das Mietobjekt gelöscht werden

   Nachteile: erfolgt die Sonderverwaltung für mehrere Eigentümer der gleichen GdWE, ist das Objekt mit der jeweiligen Verwaltungseinheit (VE) und der zusätzlichen fiktiven Einheit quasi doppelt anzulegen, bei Übernahme der GdWE-Verwaltung ist keine Umstellung im bestehenden Objekt möglich, es muss neu angelegt werden

2. Anlage als WEG mit SEV wenn ggf. die GdWE-Verwaltung in absehbarer Zeit auch übernommen wird oder ein großer Teil der Einheiten der GdWE im Rahmen der Sonderverwaltung betreut werden – auch für verschiedene Eigentümer in einem Objekt möglich

   Vorteile: wird zum späteren Zeitpunkt die Verwaltung der GdWE übernommen, kann das bestehende Objekt beibehalten und um die bislang noch nicht angelegten VE ergänzt werden;
   bei mehreren betreuten Sondereigentümern erfolgt die Anlage in einem Objekt

   Nachteile: aufwändigere Buchhaltung, bei Beendigung einzelner Sonderverwaltungs-Mandate ist keine Löschung der (bebuchten) VE möglich, weniger Auswertungsmöglichkeiten

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1. Sondereigentumsverwaltung bei Anlage als Mietobjekt

Objekt anlegen

erfolgt wie bei einer regulären Mietverwaltung:

Anlage Mietobjekt

Gebäude anlegen

Verwaltungseinheit anlegen im Mietobjekt

Dabei legen Sie die von Ihnen verwaltete(n) Einheit(en) eines Eigentümers in Ihrem Gebäude an.

Erfassen Sie, sofern ein Mieter vorhanden ist, dessen Mietvertrag: Mietverträge hinzufügen

Wir empfehlen hier die Anlage nur einer Betriebskostenvorauszahlung (inklusive Heizkostenanteil), da bei einer gesondert angelegten Heizkostenvorauszahlung andernfalls auch eine gesonderte Heizkostenabrechnung in Immoware24 zu erstellen ist .

zu beachten:

Damit für die Betriebskostenabrechnung die Gesamtwerte der verwendeten Umlageschlüssel und der zu verteilenden Kosten korrekt dargestellt werden können, legen Sie eine zusätzliche, fiktive Verwaltungseinheit an. Diese nimmt bei Eigenschaften die Differenzen zwischen den von Ihnen verwalteten Einheiten und der Gesamtmenge der im Objekt vorhandenen Eigenschaften (Wohnfläche, Einheiten, Personen, MEA etc.) auf.

 

Beispiel real verwaltete Verwaltungseinheit 2:

 

Beispiel Restmengen in zusätzlich angelegter fiktiver Verwaltungseinheit 1:

 

daraus resultierende Gesamtmengen am Gebäude:

 

Was bedeutet dies für die Buchhaltung?

Einnahmen:

Die Buchung der Sollstellungen und Zahlungen der Mieter für die von Ihnen verwaltete(n) Einheit(en) erfolgt wie in einer Mietverwaltung für ein Gesamtobjekt. 

Automatische Sollstellung im Objekt buchen

Die Nutzung von Bankregeln für das automatische Verbuchen der Zahlungen ist möglich: 

Kontoumsätze mit Hilfe von Bankregeln automatisch buchen

Soll nur nachgebucht werden, ist die Eingabe der tatsächlich gezahlten Betriebskosten-Vorauszahlungen bei der Sollstellungs- und Zahlungsbuchung ausreichend, da die Betriebskostenabrechnung als Ist-Abrechnung erfolgt.

Ausgaben:

Um die laufenden Hausgeldzahlungen an den GdWE-Verwalter vom Mietkonto aus zu überweisen oder durch den GdWE-Verwalter abbuchen zu lassen, legen Sie den GdWE-Verwalter als Kreditor im Adressbuch an und verknüpfen diesen im Objekt als Dienstleister:

Dienstleister/ Handwerker hinzufügen

Erstellen Sie zusätzlich ein neues – nicht auf Mieter umlagefähiges – Kostenkonto unter Rechnungswesen/Konten:

 

Danach legen Sie für die monatlichen Hausgeld- und Rücklagenzahlungen an den GdWE-Verwalter einen Rechnungsplan an:

Werden die Beträge vom GdWE-Verwalter abgebucht, entfällt das Häkchen bei Banking: Überweisung.

In diesem Fall legen Sie zusätzlich zum Rechnungsplan idealerweise direkt eine Bankregel am Buchungskonto des Kreditors an, um die monatlichen Zahlungen automatisch gegen die Rechnungen buchen zu können:

Bankregeln zum einfacheren Verbuchen von Umsätzen

Die Zahlungen werden über das Mietkonto verbucht.

 

Wie erfolgt die Hausgeldabrechnung?

Die vom Verwalter der GdWE erhaltene Hausgeldabrechnung wird ebenfalls in Immoware24 eingebucht, da diese die real entstandenen Kosten enthält. Jedoch ist hier die Buchung nur der auf Mieter umlagefähigen Kosten in Form einer Rechnungsbuchung (Split-Buchung) ausreichend.
Die Buchung erfolgt hierbei auf die in Immoware24 bereits vorhandenen Standard-Kostenkonten oder auf von Ihnen ergänzend hinzugefügte Kostenkonten mit auf die Mieter eingestellter Umlage.
Auch die Lohnanteile gemäß §35 EStG können dabei erfasst werden. 

Wichtiger Hinweis!

Die Buchung der Beträge der Hausgeldabrechnung erfolgt dabei für das gesamte Objekt, für die auf Mieter umlagefähigen Kostenpositionen, nicht der Einzelbeträge des Eigentümers für dessen Wohnung!

Diese Buchung aller umlagefähigen Kosten der GdWE erzeugt einen offenen Posten, der jedoch nicht real bezahlt werden muss. Die Zahlung der Kosten ist bereits über die GdWE erfolgt.
Daher wird der offene Posten durch Anklicken der Schaltfläche mit dem Geldschein-Symbol mit dem Hilfskonto Überzahlungen aus Vorjahren fiktiv bezahlt:

Hinweis:
Die Buchung von Zahlungen über das Konto Überzahlung aus Vorjahren führt zu einer Aufnahme der Beträge in der Abrechnung Mietobjekt.)

Kosten, die vom Sonderverwalter bezahlt wurden und auf die Mieter umgelegt werden sollen, werden ebenfalls als Rechnungen gebucht und durch die real geleistete Zahlung (Bankkonto = Mietkonto) ausgeglichen.

 

Wie erfolgt die Abrechnung?

Zur Erstellung der Betriebskostenabrechnung legen Sie zuerst einen Abrechnungszeitraum an.

Danach erstellen Sie die Betriebskostenabrechnung inklusive Einbeziehung der Heizkosten.

In der Eingabemaske der Heiz- und ggf. der Wasserkosten erfassen Sie den aus der Hausgeldabrechnung ersichtlichen Einzelbetrag/die Einzelbeträge für die von Ihnen verwaltete(n) Einheiten.
Die Restkosten tragen Sie bei der fiktiven Einheit ein:

In der fertigen Betriebskostenabrechnung werden dem Mieter jetzt die Gesamtkosten, die Gesamtmenge der verwendeten Umlageschlüssel und dessen Anteile korrekt dargestellt:

Die nicht auf den Mieter entfallenden Kosten werden informativ in einer Abrechnung für die fiktive Verwaltungseinheit ausgewiesen.

 

 

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2. Sonderverwaltung bei Anlage als SEV:

Objekt anlegen

Die Objektanlage erfolgt als GdWE mit SEV: Anlage eines WEG/SEV Objektes - Kurzbeschreibung

Jedoch werden nur die von Ihnen verwalteten Sondereigentumseinheiten angelegt, nicht die gesamte GdWE.

Die Anlage einer zusätzlichen, fiktiven Verwaltungseinheit ist nicht notwendig.

Erfassen Sie die Mietverträge für betreute Sonderverwaltungen: Mietverträge hinzufügen

 

Buchhaltung

Einnahmen:

Die Buchung der Sollstellungen und Zahlungen erfolgt, wie hier beschrieben.

Ausgaben:

Um die laufenden Hausgeldzahlungen an den GdWE-Verwalter vom Mietkonto aus zu überweisen oder durch den GdWE-Verwalter abbuchen zu lassen, legen Sie den GdWE-Verwalter als Kreditor im Adressbuch an und verknüpfen diesen im Objekt als Dienstleister:

Dienstleister/Handwerker hinzufügen

Danach legen Sie für die monatlichen Hausgeld- und Rücklagenzahlungen an den GdWE-Verwalter
je Sonder-Verwaltungseinheit einen SE-Rechnungsplan an.
Dabei nutzen Sie das Kostenkonto SE-Kosten:

Die Zahlungen erfolgen dann vom in den Einstellungen zur SEV beim jeweiligen Eigentümervertrag hinterlegten SEV-Mietkonto an den GdWE-Verwalter.

Aus der vom GdWE-Verwalter eingegangenen Hausgeldabrechnung werden nur die auf Mieter umlagefähigen Kosten als Rechnung eingebucht, siehe Hausgeldabrechnung

 

Abrechnung

Zur Erstellung der Betriebskostenabrechnung legen Sie zuerst einen Abrechnungszeitraum an.

Danach erstellen Sie die Betriebskostenabrechnung inklusive Einbeziehung der Heizkosten.

Eine Eingabemaske zur Vervollständigung der bisher bereits an den Verträgen hinterlegten Werte für die verwendeten Umlageschlüssel (Eigenschaften) erscheint.
Sofern Sie bei der Anlage Ihres Objektes nicht alle Verwaltungseinheiten erfasst haben, können hier die bisherigen (aus den angelegten Einheiten resultierenden) Werte auf die Werte für das gesamte Objekt angepasst werden.

Werte anhand der angelegten Verwaltungseinheiten:

 

Werte nach Ergänzung auf die für das Objekt geltenden Gesamtwerte:

Damit erreichen Sie die in der Abrechnung für die Mieter erforderliche Ausweisung der Gesamtwerte der verwendeten Umlageschlüssel.

In der Eingabemaske der Heiz- und ggf. der Wasserkosten erfassen Sie den aus der Hausgeldabrechnung ersichtlichen Einzelbetrag/die Einzelbeträge ausschließlich für die von Ihnen verwaltete(n) Einheit(en):

Eine Korrektur des Wertes rechts neben Umlageergebnis des Abrechners ist nicht erforderlich.
Die Beträge, die auf die nicht von Ihnen verwalteten Einheiten entfallen, werden automatisch übersprungen.

 

 

✅ Geschafft!

Die Abrechnung ist abgeschlossen und weist sowohl die Gesamtkosten als auch die Umlageschlüssel korrekt aus: