Serienbriefe an Mieter/Eigentümer/Dienstleister erstellen

Serienbriefe an Vertragspartner (Mieter, Eigentümer, Dienstleister) oder auch andere Kontakte, wie z.B. Portalnutzer, können an mehreren Stellen in Immoware24 erzeugt werden.

Am einfachsten geht das durch die Verwendung der Immoware24 Master-Vorlagen, welche Sie im Einstellungsmenü unter "Vorlagen" übernehmen und dann im Vorlagenmenü weiter bearbeiten können. Mehr Informationen zur Verwendung von Vorlagen erhalten Sie in unserem Benutzerhandbuch in Kapitel 18 "Master-Vorlagen, Reports und Serienbriefe".

Beachten Sie bitte auch unsere Tipps zum Zeilenumbruch in Vorlagen.

Die wichtigsten Ausgangspunkte für die Erstellung von Serienbriefen haben wir für Sie nachfolgend zusammengefasst:

1) aus dem Reportmanager

oder im Objekt aus dem Menübereich "Auswertungen":

Reportmanager bzw. Auswertungen - Menüpunkt "Belegungen"

Es können Serienbriefe mit diesen Filtern erstellt werden:

Dabei stehen diese Platzhalterkategorien beim temporären Bearbeiten der Vorlage (nur für das in diesem Moment zu erstellende Schreiben) zur Verfügung:

Bei der Erstellung von Serienbriefen aus dem Menübereich "Belegungen" können objektbezogene Informationen durch Platzhalter eingedruckt werden.

Reportmanager bzw. Auswertungen - Menüpunkt "Kontakte"

Hier können Serienbriefe an diese Kontaktgruppen erstellt werden:

Dabei stehen diese Platzhalterkategorien beim temporären Bearbeiten der Vorlage (nur für das in diesem Moment zu erstellende Schreiben) zur Verfügung:

Ein durch Platzhalter automatisches Eindrucken von Objekt-/Gebäude- oder Verwaltungseinheiten-Informationen ist dabei nicht möglich. 

Reportmanager bzw. Auswertungen - Menüpunkt "Dienstleister"

Dabei stehen diese Platzhalterkategorien beim temporären Bearbeiten der Vorlage (nur für das in diesem Moment zu erstellende Schreiben) zur Verfügung:

Die Auswahl der für den Serienbrief gewünschten Empfänger erfolgt über die Fußzeile und den Button "Empfänger auswählen". Danach kann in der folgenden Eingabemaske im oberen Bereich eine entsprechende Auswahl erfolgen. Diese ist mit "anwenden" zu bestätigen:

Im unteren Bereich erscheint daraufhin eine Liste der möglichen Empfänger. Nehmen Sie jetzt die finale Auswahl vor und klicken Sie danach in der Fußzeile auf "weiter zum Serienbrief":

Sie erhalten jetzt eine Vorschau der erstellten Dokumente.

Um die gewünschte Briefvorlage auszuwählen und die Serienbriefe unter einem neuen Namen abzuspeichern, nutzen Sie in der jetzt sichtbaren Vorschauansicht oberhalb der Dokumente diese Eingabefelder:

Die als Vorschau angezeigten Schreiben können mit dem in der Fußzeile befindlichen Button "temporär bearbeiten" individuell angepasst werden.

2) aus dem Vorlagenmenü:

Nach Auswahl einer Vorlage können über den Button "Serienbrief-Empfänger auswählen" in der Fußzeile die gewünschten Empfänger durch Auswahl einer Datenquelle vorgefiltert werden.

Jetzt ist der Filter durch "Auswählen" zu bestätigen.

Im nächsten Filterbereich kann eine detailliertere Auswahl der Empfänger erfolgen:

Auch hier ist die Eingabe durch den Button "anwenden" zu bestätigen.

Danach erscheint die gefilterte Empfängerliste und hier können die zu berücksichtigenden Empfänger links final ausgewählt werden.

Durch Anklicken des Buttons "Vorschau" in der Fußzeile werden die Schreiben erstellt.

Um die Serienbriefe unter einem neuen Namen abzuspeichern, nutzen Sie in der jetzt sichtbaren Vorschauansicht oberhalb der Dokumente diese Eingabefelder:

Die als Vorschau angezeigten Schreiben können mit dem in der Fußzeile befindlichen Button "temporär bearbeiten" individuell angepasst werden.

Die in der Bearbeitungsansicht verwendbaren Platzhalter entsprechen dabei der unter Punkt 1 dieses Guide-Artikels dargestellten Systematik - in Abhängigkeit des Empfängerfilters "Belegungen", "Dienstleister" oder "Kontakte".

Generell gilt:

Mit dem Feld "Dokumente" können den einzelnen Schreiben des zu erstellenden Serienbriefes Anlagen beigefügt werden.

Soll neben den einzelnen Schreiben an die gewählten Empfänger auch ein zusammengefasstes Dokument zum leichteren Ausdruck erzeugt werden, ist eine Eingabe der für die Speicherung notwendigen Kategorie rechts erforderlich.

Bei Verwendung von dynamischen Platzhaltern in der Vorlage müssen diese ausgefüllt sein, damit das zusammengefasste Dokument erzeugt wird.

Eine abschließende Erstellung aller PDF-Dokumente erfolgt mit den Buttons "alle PDF generieren" oder für Nutzer des Portal24 bei gewünschter Freigabe im Portal mit "alle PDF generieren und freigeben".