Einleitung

Die Mietkaution dient als finanzielle Absicherung für den Vermieter und muss gemäß § 551 BGB getrennt vom Vermögen des Vermieters angelegt werden. Eine Verrechnung erfolgt typischerweise am Ende des Mietverhältnisses oder zur Deckung bestimmter Kosten. Dieser Artikel beschreibt, wie die Kaution in verschiedenen Situationen korrekt verwalten und buchen.

Wichtige Aspekte der Kautionsverrechnung

Die Verrechnung der Kaution muss den gesetzlichen Vorgaben entsprechen:

• Treuhänderische Verwaltung: Die Kaution gehört nicht zum Vermögen des Vermieters und darf nicht ohne rechtliche Grundlage einbehalten oder direkt mit Mietforderungen verrechnet werden.

• Korrekte Buchführung: Forderungen und Verbindlichkeiten müssen sauber getrennt und dokumentiert werden.

• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Eine klare Dokumentation ist notwendig, um eventuelle Nachfragen oder Prüfungen zu erleichtern.

• Kautionseinbehalt:
  • Sollten Ansprüche aus einer noch nicht erstellten Betriebskostenabrechnung erwartet werden, darf der Vermieter – gemäß der Rechtsprechung (etwa BGH, Urteil vom 18.01.2006, Az. VIII ZR 71/05) – einen angemessenen Teil der Kaution als Sicherheit einbehalten. Dieser Einbehalt muss aber auf dem Kautionskonto erfolgen, da die gesetzlichen Vorgaben den Vermieter verpflichten, die Mietsicherheit getrennt und zweckgebunden zu verwahren.

Erfassung von Kautionsveränderung in den Stammdaten

Die informative Buchung der Teilauszahlung erfolgt in der Kautionsverwaltung, die als eigenes Register im Mietvertrag geführt wird. 

Diese Buchung ist nur innerhalb der Kautionsverwaltung sichtbar und hat keine Auswirkung auf buchhalterische Konten.

Sämtliche Änderungen in der Kautionsverwaltung werden automatisch im Report "Kautionen" übersichtlich berücksichtigt.

Buchhalterische Verrechnung der Kaution

Schritt 1 - Rücküberweisung der Kaution

Der zur Verrechnung bestimmte Kautionsbetrag wird von der Kautionsbank auf das Mietkonto überwiesen. Der Zahlungseingang ist im Kontoauszug ersichtlich.

Schritt 2 - Buchung des Kautionseingangs als "Zahlung Debitor"

Der Kautionsbetrag wird als "Zahlung Debitor" gebucht.

Dadurch entsteht ein offener Posten für das Debitorenkonto. Dieses Guthaben kann z. B.  mit offenen Posten aus Mietforderungen oder auch aus Forderungen aus der Weiterberechnung von Kosten ausgeglichen werden.

Schritt 3 - Auszahlung eines Restbetrages an den Mieter

Soll der auf das Mietbankkonto ausgezahlte Kautionsbetrag nicht vollständig verrechnet werden, kann der Restbetrag über die Banktransaktionen an den Mieter überwiesen werden. Nach der Ausführung kann die Banktransaktion als "Zahlung Debitor" verbucht werden.

Die offenen Posten der Zahlungsbuchungen sollten anschließend miteinander verrechnet werden, sodass diese ausgeglichen sind.

Schritt 4 - Abrechnung der Kaution

In der Kautionsverwaltung kann die Kautionsveränderung in den Stammdaten erfasst und jetzt endgültig abgerechnet werden.