Kontoumsätze mit Hilfe von Bankregeln automatisch buchen

Wie können Kontoumsätze mit Hilfe von Bankregeln automatisch gebucht werden?

Sobald am Debitoren- oder Kreditorenkonto eine funktionierende Bankregel angelegt wurde, empfehlen wir zur Verbuchung der entsprechenden Umsätze die Nutzung des Buttons "nur mit Verrechnung automatisch buchen" in der Fußleiste in den Banktransaktionen im Reiter "Kontoumsätze buchen".  Bankregeln zum einfacheren Verbuchen von Umsätzen

Es können alle Umsätze markiert (inkl. gelber und roter Umsätze) und dann dieser Button genutzt werden.

Bei korrekter Bankregel erfolgt die automatische Verrechnung mit einem passenden offenen Posten (Sollstellungs- oder Rechnungsbuchung). Dafür müssen jedoch folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

für einen Debitor: es gibt nur einen einzigen offenen Posten für den Debitor (keine Schulden, Sollstellungen für Abrechnungsergebnisse o.ä.)

für einen Kreditor: es gibt einen vom Betrag her übereinstimmenden offenen Posten - die Anlage von Rechnungsplänen ist also möglich. Auch die Anlage von mehreren Rechnungsplänen mit gleichem Kreditor innerhalb eines Objektes ist dabei möglich und führt zu einer automatischen Verbuchung mittels Bankregel, sofern sich die Abschlagsbeträge pro Rechnungsplan unterscheiden. Eine automatische Verrechnung der Zahlung mit der Rechnungsbuchung erfolgt dabei nur dann, wenn die Fälligkeit der Rechnung im Bereich + 5/-15 Tage vom Wertstellungsdatum der Zahlung liegt.

Sind keine offenen Posten oder beim Debitor mehr als nur ein offener Posten vorhanden, ist die Situation für die Software nicht eindeutig. Hier verbleibt der Kontoumsatz im Kontoauszug ungebucht stehen. In diesem Fall kann über die Aktionsbutton rechts außen durch den Verwalter/die Verwalterin die Verbuchung manuell erfolgen.

Alternativ kann der Umsatz über den entsprechenden Button in der Fußzeile als "erledigt/ ignoriert" markiert werden und danach manuell im Journal als "Zahlung Debitor/Zahlung Kreditor" gebucht werden. Die Verbuchung über den Button "autom. buchen" kann ebenfalls erfolgen, allerdings sind danach weitere Buchungsschritte notwendig.

WICHTIG: Unterschied zwischen automatisch buchen und automatisch mit Verrechnung buchen

Bei der automatischen Verbuchung eines Kontoumsatzes OHNE Verrechnung wird der Kontoumsatz zwar dem passenden Debitor/ Kreditor zugewiesen, aber wenn mehr als zwei offene Posten bestehen (offene Sollstellungen und/ oder Zahlungen Debitor) erfolgt keine Verrechnung des Umsatzes mit einem der offenen Posten. Die Software kann hier keine genaue Zuordnung zu einem offenen Posten treffen. Es wird in dem Fall dann ein zusätzlicher offener Posten in Form einer Überzahlung generiert:

Dieser offene Posten muss in der offenen Posten-Liste mit der passenden Sollstellungsbuchung/ der passenden Rechnungsbuchung eigenständig verrechnet werden.

Wie bereits erläutert, wird bei der automatischen Verbuchung eines Kontoumsatzes MIT Verrechnung ein passender offener Posten ausgeglichen. Eine Sollstellung/ eine Rechnung wird also direkt mit der Zahlung verrechnet - wenn oben genannte Voraussetzungen erfüllt sind.

Empfehlung

Die Kontoumsätze sollten stets über den entsprechenden Button nur mit Verrechnung automatisch verbucht werden. Sollte die Software keine genaue Zuordnung zu einem offenen Posten treffen können, bleiben die entsprechenden Kontoumsätze unverbucht in den Umsätzen stehen. Hier sollte über die offene Posten-Liste geprüft werden, was ursächlich für die fehlgeschlagene automatische Verbuchung ist. Nötigenfalls muss der Umsatz manuell verbucht werden.

Hinweis zu Nachbuchungsarbeiten bei Übernahme einer Verwaltung/ neuer Objekte

Wird ein Objekt nachgebucht, ist es unbedingt empfehlenswert, nur für einen Monat die Sollstellungen zu erzeugen. Danach sollten die Kontoumsätze für diesen Monat verbucht werden. Die Sollstellungen für den nächsten Monat sollten erst nach Verbuchen der Kontoumsätze des Vormonats generiert werden. Es empfiehlt sich also, die Buchungsarbeiten monatsweise nacheinander vorzunehmen.