Bankregeln zum einfacheren Verbuchen von Umsätzen

Was sind Bankregeln und wie werden sie anlegt?

Zur Erleichterung des Tagesgeschäftes im Rahmen der Verbuchung der importierten/ übertragenen Kontoumsätze in die Banktransaktionen von Immoware24 besteht die Möglichkeit, Bankregeln für Debitoren und Kreditoren anzulegen. Dies empfiehlt sich zumindest bei Debitoren (Mietern/ Eigentümern), die selbst auf das Objektbankkonto einzahlen und bei Kreditoren, die vom Objektbankkonto abbuchen.

Über Bankregeln werden bestimmte, dem Debitor/ Kreditor eindeutig zuordenbare und unverwechselbare Parameter erfasst. Diese ermöglichen der Software, einen Kontoumsatz korrekt und sicher einem Debitor/ Kreditor zuzuordnen.

Kontoumsätze, die sich auf Grundlage einer Bankregel einem Debitor/ Kreditor zuordnen lassen, können in den Banktransaktionen über den Button "nur mit Verrechnung automatisch buchen" direkt gegen einen zuvor generierten offenen Posten verbucht werden - vorausgesetzt, es gibt für den betreffenden Debitor nur einen einzigen offenen Posten.

Die Bankregeln müssen objektübergreifend und im gesamten Mandanten eindeutig für den Debitor/ Kreditor sein.

1. Allgemein zur Anlage der Bankregeln

Bankregeln werden direkt in einem Objekt an den Debitoren- und/ oder Kreditorenkonten über den entsprechenden Aktions-Button angelegt:

In der Maske können nun konkrete Parameter aus einer Vielzahl von Optionen ausgewählt werden:

Es empfiehlt sich, die betreffenden Angaben direkt aus dem importierten Kontoumsatz zu kopieren:

Nach dem Speichern wird die Bankregel am Debitorenkonto angezeigt:

Nachfolgend einige Möglichkeiten für eine Bankregel:

1.1. IBAN als Bankregel (empfohlene Vorgehensweise)

Die IBAN sollte als Regel angelegt werden, wenn diese IBAN nur einen einzigen Debitor/ Kreditor betrifft. Bei Anlage dieser Regel kann die IBAN entweder direkt in das entsprechende Feld eingetragen oder der zur Verfügung stehende Platzhalter eingefügt werden:

Die Nutzung des Platzhalters hat den Vorteil, dass Änderungen der IBAN automatisch auch in die bestehende Bankregel übernommen werden.

Die Platzhalter werden für die Bankregel angeboten, sobald im Adressbuchkontakt des Debitors die Bankverbindung gespeichert wurde.

Die Nutzung der IBAN als Bankregel eignet sich u.a. NICHT:

- für Debitoren, die für mehrere Wohnungen (auch in unterschiedlichen Objekten) Zahlungen über diese IBAN leisten

- für Debitoren, deren monatliche Zahlung über einen öffentlichen Träger geleistet wird (die IBAN der bspw. Bundesagentur für Arbeit ist für unterschiedliche Debitoren gleich = kein unverwechselbarer Parameter für eine Bankregel)

- für Kreditoren, die Abschläge für unterschiedliche Vertrags-/ Kundennummern auf die gleiche IBAN einziehen

1.2. Debitorenname/ Angabe zum Kontoinhaber als Bankregel

Empfehlenswert ist dies nur, wenn der Kontoinhaber nur einmal im Mandanten vorkommt, also nicht von diesem Kontoinhaber Zahlungen für unterschiedliche Debitoren im Account geleistet werden. Es darf auch keine Kontoinhaber mit gleichen Namenbestandteilen im Account geben (lt. unserem Beispiel Name Hell - Name mit gleichen Bestandteilen bspw. Hellmann).

Der Name des Kontoinhabers sollte direkt aus dem Kontoumsatz kopiert und in die Bankregel eingefügt werden. So werden Fehler - hervorgerufen durch die manuelle Eingabe - vermieden.

1.3. Bestandteile des Verwendungszwecks

Alternativ zu bereits angegebenen Umsatzbestandteilen können auch Bestandteile des Verwendungszwecks aus dem Kontoumsatz für die Bankregel genutzt werden. 

Dies bietet sich ausschließlich an, wenn regelmäßig im Kontoumsatz eine eindeutige Kunden- oder Vertragsnummer angegeben ist - also bspw. bei Mietzahlungen über einen öffentlichen Träger.

Da das Format des Textes in der Bankregel mit dem Text im Kontoumsatz übereinstimmen muss, sollte der entsprechende Text auch hier direkt aus dem Kontoumsatz kopiert werden.

Nicht geeignet für eine Bankregel sind Bestandteile des Verwendungstextes wie z.B. "Miete" o.ä. Bei diesen Texten handelt es sich nicht um einen eindeutigen Parameter, da dieser Verwendungstext in Kontoumsätzen vieler einzahlender Mieter vorhanden ist. 

1.4. Mehrfachregeln

Wenn für einen Debitor mehrere Verträge in einem Objekt bzw. in einem Account angelegt sind, es also mehrere Debitorenkonten für einen Mieter/ Eigentümer gibt, so müssen auch die Bankregeln diesem Umstand Rechnung tragen. Es muss eine Eindeutigkeit bei der Anlage von Bankregeln diesbezüglich gegeben sein.

Dies wird erreicht durch die Anlage von Bankregeln mit mehreren Parametern. Durch Klick auf das grüne Plus können weitere Regeln unter einer Regelgruppe für die Bankregel erfasst werden. Empfehlenswert ist auch hier die Auswahl der IBAN und ergänzend dazu bspw. ein Teil des Verwendungszwecks - sofern sich dieser auf die entsprechende VE und/ oder den entsprechenden Vertrag bezieht:

WICHTIG dabei ist, dass ALLE Regeln als wahr definiert werden bzw. alle Regeln daraufhin geprüft werden:

Buchungsarbeiten

Nach der Anlage der Bankregeln sollten diese auch für bereits eingelesene Kontoumsätze angewendet werden. Dafür müssen in den Banktransaktionen im Reiter "Kontoauszüge buchen" die Kontoumsätze durch Anhaken ausgewählt werden. Nach der Auswahl der Kontoumsätze muss in der Fußzeile der Button für die Anwendung der Bankregeln ausgewählt werden:

Eingelesen Kontoumsätze werden nun von der Software erkannt und grün schraffiert dargestellt:

Diese können nun automatisch verbucht werden. Kontoumsätze mithilfe von Bankregeln automatisch buchen