Erstellen von Serienbriefen

Wie können Serienbriefe im Objekt erstellt werden?

Für die Erstellung von Serienbriefen steht im Objekt der Menüpunkt Serienbrief zur Verfügung.

Über die Reiter können Sie entscheiden, ob Sie die Anschreiben auf Basis der Kontakte oder Verträge erstellen möchten.

Serienbrief über die Kontaktliste

In der Ansicht stehen Ihnen alle debitorisch verwendeten Kontakte für eine Auswahl sowie Filtermöglichkeiten zur Verfügung.

Serienbriefe, welche über die Kontaktliste erstellt werden, greifen auf die sogenannten „K-Platzhalter“ zurück. Verwenden Sie daher nur Platzhalter dieses Typs.

Serienbrief über die Vertragsliste

In der Ansicht stehen Ihnen alle debitorischen Verträge und Eigentumsverhältnisse für eine Auswahl sowie Filtermöglichkeiten zur Verfügung.

Serienbriefe, welche über die Vertragsliste erstellt werden, greifen auf die sogenannten „B-Platzhalter“ zurück. Verwenden Sie daher nur Platzhalter dieses Typs.

Serienbrief erstellen

(1) Klicken Sie im Objekt auf den Menüpunkt „Serienbrief“

(2) Wählen Sie über den entsprechenden Reiter, ob Sie einen Serienbrief auf Grundlage der Kontakte oder Verträge erstellen möchten

(3) Markieren Sie mit Hilfe der Checkboxen die betreffenden Verträge / Kontakte

(4) Klicken Sie auf den Button „Vorlagen-Vorschau“ in der unteren Menüleiste.

(5) Wählen Sie über die Kombinationsbox die gewünschte Vorlage aus.

(6) Fügen Sie ggf. ein Dokument als Anlage bei und klicken Sie auf den Button „Auswählen

(7) Ihnen wird die befüllte Vorlage mit ausgefüllten Platzhaltern angezeigt. Mit Hilfe des Pfeil-Symbols können Sie zwischen den Datensätzen wechseln.

(8) Klicken Sie nun auf den Button „alle PDFs generieren“, um den Serienbrief zu erstellen. Sollten Sie noch Änderungen vornehmen wollen, können Sie dies über den Button „bearbeiten“ vornehmen.

(9) Im Reiter „Dokumente“ steht nun das fertige Serienbriefdokument zur Verfügung. Die Einzeldokumente werden parallel erzeugt und im Dokumentenmanagementsystem unter der Kategorie des jeweiligen Kontakts abgelegt.

(10) Sollten in der Erstellung Fehler auftreten, können Sie diese über den Reiter „Vorlagen-Fehler“ nachvollziehen.